Dateien auf die Reise schicken

Übersicht über verschiedene Möglichkeiten zum Datei-Transfer mit deren Vor- und Nachteilen

BOKUbox (bis 15GB pro Datei)

Das Prinzip ist ähnlich wie das Bereitstellen im Web, nur ist die Handhabung viel unkomplizierter: Sie ziehen einfach per Drag&Drop Dateien in die BOKUbox und verschicken per Mail nur den Link zur BOKUbox oder zu einzelnen Dateien.

  • Maximale Dateigröße für eine Datei: 15GB
  • Zugriffsbeschränkungen möglich: alle Personen, die den Link kennen, oder Personen mit BOKU-Account
  • Nicht nur in eine Richtung: auch BOKU-externe Personen und Studierende können - sofern so eingestellt - Dateien für Sie in Ihre BOKUbox hinaufladen.
  • Keine Ordnerstruktur möglich; falls Daten in einer Ordnerstruktur vorliegen, muss eine ZIP-Datei erstellt und hinaufgeladen werden.
  • Anlage einer BOKUbox ist nur mit Mitarbeiteraccount möglich.
  • ZIDweb-Dokumentation: BOKUbox
BOKUdrive (Teamarbeit, gleichzeitig online Dokumente editieren)

Mit diesem Service können Sie eigene Dateien auf vom ZID betriebenen Servern speichern, diese Dateien mit anderen Personen teilen und die Dateien zwischen verschiedenen Geräten synchronisieren.
Auf Ihre Dateien können Sie dabei sowohl über ein Webinterface als auch über Desktop-Clients als auch über Mobile Apps zugreifen.
Die Funktionsweise von BOKUdrive ist vergleichbar mit den Möglichkeiten bekannter Online-Dienste wie z.B. Dropbox, OneDrive oder Google Drive. Der Vorteil von BOKUdrive gegenüber diesen Diensten ist, dass Ihre Daten dabei ausschließlich auf Servern und in Rechenzentren der BOKU liegen.

  • Erstellen von anonymen Download-Links mit Ordnerstruktur möglich, siehe Demo-Seite
  • Erstellen von anonymen Upload-Links möglich
  • externe Mitwirkende möglich
  • ZIDweb-Doku: BOKUdrive
Filr (Teamarbeit, Integration der Netzlaufwerke, ...)

Dateien, die auf den Netzlaufwerken liegen, müssen für den Austausch nicht extra auf einen Webserver hinaufgeladen werden, sondern können via Filr direkt von den Netzlaufwerken aus freigegeben werden. Damit müssen Sie niemals daran denken, Aktualisierungen erneut hinaufzuladen, sondern bearbeiten wie gewohnt Ihre Dateien, und die Empfänger/Arbeitsgruppenmitglieder haben stets Zugriff auf aktuelle Versionen. Weiters können Teammitglieder, sofern Sie das so einstellen, in den freigegebenen Ordnern Dateien hochladen oder Dateien bearbeiten.
Typischer Anwendungsfall für den Filr ist die Zusammenarbeit in definierten Teams.

Dateien auf einem Webserver zum Download anbieten (Veranstaltungseinladungen, PDFs, ...)

Dateien werden auf einen Webserver hinaufgeladen und im Mail wird nur mehr ein Link verschickt. Für den Empfänger bedeutet das keinerlei Komfortverlust, die gewünschte Datei ist mit einem Klick erreichbar, die Mailboxbelastung wird aber auf ein Tausendstel reduziert.
Diese Methode bietet sich z.B. hervorragend dafür an, PDFs für Veranstaltungseinladungen oder Ankündigungen  an eine große Anzahl Empfänger zu verteilen.

  • BOKUweb mit TYPO3
    • Typische Dateigrößen: PDF-Dateien, Office-Dateien
    • Zugriffsbeschränkungen möglich: auf Personen mit BOKU-Login, auf BOKU-Mitarbeiter/innen, auf BOKU-Studierende, oder auf Angehörige einer bestimmten OrgEH.
    • ZIDweb-Dokumentation: BOKUweb mit TYPO3
      (siehe Content-Elemente: Special Elements > File Links bzw. Plugin > Document Download)
  • Private Webseiten für BOKU-Angehörige (Mitarbeiter/innen und Studierende)
ACOnet FileSender (bis 100GB auf österreichischer Infrastruktur)

ACOnet ist das Austrian Academic Computer Network. Typischer Anwendungsfall für den ACOnet FileSender ist das Versenden einer einzelnen Datei, die auch sehr, sehr groß sein kann.

  • Maximale Dateigröße für eine Datei: 100GB
  • Nicht nur in eine Richtung: Sie können BOKU-externe Personen und Studierenden einen Voucher schicken, mit dem diese Empfänger Dateien auch an Sie übermitteln können.
  • Daten liegen nicht auf einem BOKU-Server, bei extrem heiklen Daten sollten Sie daher vorab klären ob das mit den Vereinbarungen mit Ihren Austauschpartner kompatibel ist.
  • Link zum Service: https://www.aco.net/filesender.html
Dateisynchronisation mit Peer-to-Peer-Übertragung

Bei Peer-to-Peer-Übertragung erfolgt die Übermittlung direkt von Client zu Client, es ist kein Server dazwischen erforderlich. Dadurch müssen natürlich beide PCs für die Dauer der Übertragung online sein. Der Entfall eines Servers in der Mitte bewirkt, dass es keinerlei Beschränkung bei den Dateigrößen und beim Datenvolumen gibt außer der Festplattenkapazität der beiden PCs, diese Methode eignet sich auch hervorragend wenn Sie Terabytes an Daten übertragen müssen.
Es existieren einige Produkte für diesen Zweck, achten Sie aber bitte darauf, ob das Lizenzmodell eine Nutzung im beruflichen Umfeld zulässt. Exemplarisch nennen wir hier die Open Source-Lösung Syncthing:

E-Mail-Anhang (Attachment)

Dateien als E-Mail-Anhang zu versenden ist die mit Abstand beliebteste, jedoch nicht unbedingt die beste Methode. Je größer die Dateien und je größer der Empfängerkreis desto ressourcenvergeudender wird dieser Weg.

  • Bedenken Sie bitte, dass sowohl der Speicherplatz Ihrer eigenen Mailbox als auch der Speicherplatz der Mailbox der Empfänger belastet wird. Durch unbedachten Versand von E-Mail-Anhängen zwingen Sie Ihren Empfängern regelmäßige Aufräumaktionen auf, was natürlich Zeit und damit Geld kostet Siehe dazu: GroupWise Speicherplatz sparen
  • Maximale Dateigröße: nicht vorhersagbar.
    Für BOKU-Angehörige gelten 20MB, was aber keinesfalls bedeutet, dass auch das Mailsystem Ihres Gegenübers derart große Anhänge entgegennehmen kann. Es gibt daher keinen sicheren Wert für eine maximale Dateigröße.
    Bei Mailversand über den Listserver ist die maximale Dateigröße aus guten Gründen noch geringer (<5MB).