Jedes Department bzw. Institut bzw. jede Dienstleistungseinrichtung (in weiterer Folge organisatorische Einheit, OrgEH, genannt), welche Serviceleistungen der BOKU-IT in Anspruch nehmen will, muss der BOKU-IT eine kompetente Kontaktperson benennen. Diese Kontaktperson (in weiterer Folge EDV-Verantwortliche/r genannt) ist erste/r Ansprechpartner/in in allen EDV-Angelegenheiten der organisatorischen Einheit.

Grudsätzlich liegt die Verantwortlichkeit für IT- bzw. EDV-Agenden bei der Leiterin oder dem Leiter einer Organisationseinheit. Diese Verantwortlichkeit kann aber an Dritte ("EDV-Verantwortliche") delegiert werden.

Die bzw. der EDV-Verantwortliche ist innerhalb der organisatorischen Einheit zuständig für die Betreuung der IT-Systeme und der verwendeten Software inklusive Lizenzierung und Lizenzverwaltung.

Zunehmend ermöglichen die IT-Sonderrechte von EDV-Verantwortlichen auch die Steuerung von Freigaben in organisatorischen Belangen (z.B. Bibliotheksnutzungsrechte bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern). Die Details zur Gestaltung der Delegierung hinsichtlich "können" (was können EDV-Verantwortliche) und "dürfen" (wozu sind sie unmittelbar befugt, wo ist vorher die Zustimmung des oder der jeweiligen Vorgesetzten einzuholen) obliegen der Regelung bei der Delegierung an der jeweiligen Organisationseinheit.

Weiters obliegt ihr bzw. ihm die Koordination mit der BOKU-IT u.a. bei folgenden Themen:

Unterstützung der Angehörigen der OrgEH in IT-Belangen

  • First-Level-Support für alle EDV-Fragen der Mitarbeiter*innen der org. Einheit.
  • Kontaktperson zur BOKU-IT für alle darüber hinausgehenden Fragen und Probleme.
  • Information der Mitarbeiter*innen über geplante Wartungs- oder Umbauarbeiten und daraus resultierenden Unterbrechungen von IT-Services, insbesondere aus der Weiterleitung der per BOKU-ITinfo übermittelten Information an davon betroffene Personen.

Account-Verwaltung

  • Verwaltung der Accounts der Mitarbeiter*innen der organisatorischen Einheit.
  • Verwaltung der Mail-Adressen der Mitarbeiter*innen der organisatorischen Einheit.
  • Verwaltung der Visitenkarte der organisatorischen Einheit.
  • Ansuchen um Web-Berechtigungen für die org. Einheit auf den verschiedenen Web-Servern.

System-Administration

  • Antrag auf Erweiterung des Plattenspeichers am zentralen File-Server (SAN).
  • Absprache mit der BOKU-IT vor der Installation eines Instituts-Servers.

Software-Administration

  • Installation von System- und Anwendungs-Software (im Bedarf mit Unterstützung der BOKU-IT).
  • Verwaltung der Lizenzen in der organisatorischen Einheit.
  • Meldung der am Institut installierten Software an die BOKU-IT.
  • Kontaktaufnahme mit der BOKU-IT bei Bedarf an Spezialsoftware.
  • Überwachung des ordnungsgemäßen Einsatzes der installierten Software.

Security

  • Verantwortlich für die Security aller Rechner (Server und PCs) und aller Netzkomponenten im Bereich der OrgEH.
  • Verantwortlich für Installation und Betrieb aktueller Anti-Viren-Software auf allen Rechnern im Bereich der OrgEH.
  • Zusammenarbeit mit der BOKU-IT beim Auftreten von Security- oder Viren-Problemen.