Kurzbeschreibung

Protokollierte Dokumentenfreigabe

Dokumente formal freigeben

Mit dem Freigabeworkflow lassen sich fertige Dokumente von Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzten formell bestätigen. Am Ende erhalten Sie automatisch ein freigegebenes PDF mit sichtbaren Freigabeinformationen

So funktioniert es

  1. Dokument hochladen oder aus dem BOKUdms auswählen
  2. Freigebende Personen eintragen
  3. Reihenfolge festlegen. Freigaben erfolgen nacheinander
  4. Freigegebenes PDF erhalten

Vorteile für Sie

  • Offizieller Nachweis der Freigabe im Dokument, für fertig ausgearbeitete Dokumente
  • Einheitlicher und nachvollziehbarer Ablauf
  • Hilft bei Veröffentlichungen oder internen Freigabeprozessen

Wofür ist der Workflow nicht gedacht

  • Entwürfe
  • Inhalte in Bearbeitung
  • Rückmeldungen oder Korrekturen
  • Dokumente, die nach und nach ausgefüllt werden müssen

Wichtige Hinweise

Bei PDF-Dokumenten

  • Die Fußzeile muss leer bleiben. Dort erscheinen die Freigabeinformationen
  • Die Position der Informationen ist fix. Eine Anpassung ist nicht möglich

Bei Word und Excel

  • Dokumente werden automatisch in ein PDF umgewandelt
  • Es müssen sogenannte Platzhalter für die Freigabeinformationen eingefügt werden (Siehe PDF-Anleitung unten auf dieser Seite)

Ende des Workflows

Sobald die letzte Person freigegeben hat, endet der Workflow mit der Aufgabe “Dokumentenfreigabe abschließen” wieder bei der Initiatorin/dem Initiatoren. Hier können Sie das fertige Dokument herunterladen.

Ausführliche Anleitung
Unten auf dieser Seite finden Sie nach dem Login eine PDF-Anleitung zum Download

Screenshots aus dem Workflow

Startansicht Workflow

Dokument freigeben

Freigabeinformationen in Fußzeile
 

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Zur Applikation

flow.boku.ac.at

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