Sekretariatsmitarbeiter*in tragen große Verantwortung im Umgang mit personenbezogenen Daten. 
Daher werden die entsprechenden Rechte in einem mehrstufigen Prozess vergeben, der auf dieser Seite beschrieben wird.

Wie bekommt ein*e Mitarbeiter*in die rechtliche Funktion Sekretariat?

  • Leitung der Organisationseinheit (OrgEH) bzw. das Departmentmanagement informiert die BOKU-IT via boku-it(at)boku.ac.at, wenn eine der OrgEH angehörige Person die rechtliche Funktion Sekretariat erhalten soll.
  • BOKU-IT
    • trägt die Funktion in BOKUonline ein - erst mit dieser Eintragung in BOKUonline werden viele Berechtigungen technisch wirksam
    • bietet eine Sekretariatsschulung an
    • informiert das Personalmanagement
  • Personalmanagement
    • trägt die Funktion in SAP ein

Was bewirkt die Eintragung der Funktion Sekretariat?

Mit der Eintragung der rechtlichen Funktion Sekretariat in BOKUonline erfolgen automatisiert einige Berechtigungen:

Mailverteiler sekretariate@list.boku.ac.at

Mailverteiler sekretariate@list.boku.ac.at

Personen mit der rechtlichen Funktion Sekretariat sind automatisiert Mitglieder der Mailingliste sekretariate@list.boku.ac.at.
Damit ist sichergestellt, dass beispielsweise das Rektorat alle Personen mit dieser Funktion informieren kann.

BOKUweb: Automatisierte Anzeige auf der Startseite der Organisationseinheit

BOKUweb: Automatisierte Anzeige auf der Startseite der Organisationseinheit

Die rechtlichen Funktionen Leitung, Stellvertretung und Sekretariat werden automatisiert auf der Startseite der Organisationeinheit angezeigt.

Mitgliedschaft in in der richtigen Berechtigungs-Gruppe (Storage Group) am OES-Netzlaufwerk

Mitgliedschaft in in der richtigen Berechtigungs-Gruppe (Storage Group) am OES-Netzlaufwerk

Personen mit der rechtlichen Funktion Sekretariat sind automatisiert Mitglieder der entsprechenden OES-Berechtigungsgruppe am Netzlaufwerk, sodass EDV-Verantwortliche der jeweiligen Organisationseinheit Berechtigungen für Ordner, auf die nur das Sekretariat zugreifen können soll, sehr elegant einrichten können.
Auf diese Weise ist sichergestellt, dass immer nur Personen mit der richtigen rechtlichen Funktion zugreifen können.
EDV-Verantwortliche finden weitere Informationen unter: https://short.boku.ac.at/it-oes-storage-groups 

Berechtigungen in BOKUonline

Berechtigungen in BOKUonline

Mit der Funktion Sekretariat sind automatisch folgende Berechtigungen verbunden:

Ressourcenmanagement

Kann Einsicht nehmen in die Raum-Ressourcen der Organisationseinheit.
(Rechte für Raumverwaltung müssen für die einzelnen Räume gesondert festgelegt werden.)

Visitenkarte der Organisationseinheit

Kann in BOKUonline die Visitenkarte der eigenen Organisationseinheit bearbeiten (Adresse, Kontaktdaten wie Telefon und E-Mail, Lageplan, Zusatzinformationen.
(Diese Informationen werden dann über Nacht ins BOKUweb synchronisiert.)

Visitenkarten der Personen der Organisationseinheit

Kann in BOKUonline die Visitenkarten der Personen der eigenen Organisationseinheit bearbeiten.
(Diese Informationen werden dann über Nacht ins BOKUweb synchronisiert.)

Studierendenkartei

Kann Einsicht in Studierendenkartei nehmen.

Empfohlene zusätzliche Berechtigungen

In den meisten Fällen werden neben der Grundberechtigung noch weitere Rechte gebraucht. Empfohlen sind daher folgende zusätzliche Berechtigungen:

  • LV-Erhebung – damit können alle Lehrveranstaltungen der Organisationseinheit verwaltet werden.
  • Prüfungsmanagement – damit können alle Prüfungen der Organisationseinheit verwaltet werden.

Diese beiden Berechtigungen werden nicht zentral, sondern direkt von den jeweiligen EDV-Verantwortlichen der Organisationseinheit über den Accountmanager vergeben.

Berechtigung für die Raumverwaltung

Häufig ist außerdem die Berechtigung zur Raumverwaltung nötig. Sie wird immer für einzelne Räume erteilt. 
Beantragt wird dies über ein Mail einer/eines EDV-Verantwortlichen der OrgEh mit den gewünschten offiziellen Raumnummern an boku-it(at)boku.ac.at 

Weiterführende Informationen