Team Beschaffung

Martin Michelfeit

Leitung, Führung und Entwicklung der Abteilung
- Sicherstellung der Versorgung mit allen erforderlichen Gütern der Materialwirtschaft der BOKU, sowie Ausschreibungen unter Berücksichtigung der gesetzlichen und der BOKU-internen Vorgaben
- Entwicklung und Umsetzung der Einkaufsstrategie unter Einbeziehung bestehender Beschaffungsprozesse
- Laufende Prozessoptimierung im Liefermanagement auch mit Bezugnahme auf Lieferketten und Nachhaltigkeit
- Führen von Preis- und Vertragsverhandlungen & Skizzierung eines Einkaufscontrollings
- Innerbetriebliche (abteilungsübergreifende) und außerbetriebliche Zusammenarbeit mit diversen Bereichen
- Definition von Kennzahlen für das Berichtswesen
- Fachliche und disziplinäre Führung des Einkaufsteams

Beschaffungen über die Bundesbeschaffung GmbH
- Gesamte Bestellabwicklung inkl. Produktrecherche
- Beratung der Serviceeinrichtungen/Departments/Institute, Bestellabwicklung,
- Abrechnung und Ablage
- Prozess (Entwicklung, Abläufe)
- Kommunikation intern/extern, Schulungen
- Koordination/Admin. BBG-eShop
Prozesse Beschaffung inkl. Dokumentation
- Definition, Dokumentation (Erstellung von Ablaufbeschreibungen)
Reporting/Auswertungen
Unterstützung bei der Durchführung von „Nicht BBG“- Beschaffungsvorgängen für alle Bedarfsanforderungen
- Gesamte Abwicklung von der Produktrecherche, ggfs. Beratung der Serviceeinrichtungen, Angebotseinholung über die Erstellung eines Preisspiegels bis zur Bestellabwicklung, Abrechnung und Ablage
- Umsetzung der Beschaffungsrichtlinie, Einkaufsstrategie
Digitalisierung -> „paperless office“
Aufbau einer Know How Datenbank für die Beschaffung
- Sammlung, Dokumentation, Ablage von relevanten Daten (Preislisten, Formulare, Dokumente, Verträge,..)

Durchführung von Vergabeverfahren nach dem Bundesvergabegesetz inkl. rechtl. Begleitung
- Erstellung der Ausschreibungsunterlagen inkl. Vertragsunterlagen
- Rechtliche Beratung der Organisationseinheiten hinsichtlich der Anwendbarkeit des BVergG idgF. auf konkrete Beschaffungsvorhaben
- Eigenverantwortliche Beschaffung (Ausschreibung gem. BVergG idgF., Angebotseinholung, Preisvergleich, Verhandlung, Vergabe) von Leistungen für die Organisationseinheiten der BOKU
- Erstellung von Analysen und Stellungnahmen im Umfeld des Vergaberechts
- Eigenständiges Führen von Preis- und Vertragsverhandlungen
Inventarverwaltung
- Organisation/Durchführung der jährlichen Inventur für die gesamte BOKU und für den Bereich zentrale Verwaltung
- Erstellung Wissensbilanz
- Bearbeitung von Anlagezugängen - Zuordnung zu den RIM-Konten (Produktklärungen) - Ausdruck/Versand der Inventuretiketten
- Verwaltung/Ausgabe Barcodescanner
- Bearbeitung von Inventarausscheidungen zur Vorlage bei der Anlagenbuchhaltung
- Laufende Aktualisierung des Fremdinventars
- Korrekturen zu bestehenden Anlagen (Raum- und Standort Änderungen)
- Als Prozessverantwortlicher für diesen Bereich: Erstellung von Formularen, Dokumentation, Ablage