Compliance Policy

Die Compliance Policy beschreibt, wie die BOKU sicherstellen möchte, dass Gesetze, interne Regelungen und der Code of Conduct eingehalten werden. Sie regelt vor allem Zuständigkeiten, Beratungsangebote und Abläufe.

Sie ist kein neues Dienstrecht und kein Disziplinarrecht. 

Nein.

Die Compliance Policy stellt ausdrücklich klar, dass sie keine neuen arbeitsrechtlichen oder dienstrechtlichen Pflichten schafft.

Ihre Pflichten ergeben sich weiterhin insbesondere aus

• Gesetzen,
• dem Universitätsgesetz,
• dem Kollektivvertrag,
• Betriebsvereinbarungen,
• Richtlinien und
• Ihrem Arbeitsvertrag.

Die Policy selbst begründet keine zusätzlichen Verpflichtungen. 

Nein.

Die Compliance Policy selbst enthält keine Sanktionsregelungen.

Ob ein Sachverhalt arbeitsrechtliche Konsequenzen hat, richtet sich ausschließlich nach den jeweils geltenden gesetzlichen, organisationsinternen oder kollektivvertraglichen Bestimmungen. Die Policy trifft ausdrücklich keine Aussagen über Schuld oder Sanktionen. 

Nein.

Im Gegenteil.

Die Policy erklärt ausdrücklich:

Maßnahmen dürfen nicht zu Kontroll-, Leistungs- oder Überwachungszwecken eingesetzt werden.

Compliance soll präventiv und unterstützend wirken. 

Ja.

Die Policy nennt die Wissenschaftsfreiheit ausdrücklich als maßgeblichen Grundsatz.

Compliance darf Forschung und Lehre nicht unangemessen einschränken. 

Zum Beispiel:

• Korruptionsprävention
• Interessenkonflikte
• Nebentätigkeiten
• Datenschutz
• Informationssicherheit
• Forschungsintegrität
• Publikationsintegrität
• Vergaberecht
• Fördermittel
• Diskriminierung
• Belästigung
• Machtmissbrauch

Die Aufzählung ist nicht abschließend. 

Nicht darunter fallen beispielsweise

• normale arbeitsorganisatorische Fragen,
• Leistungsbeurteilungen,
• dienstrechtliche Streitigkeiten,
• persönliche Konflikte ohne Compliance-Bezug.

Für diese Themen gelten weiterhin die jeweils zuständigen Verfahren. 

Nein.

Die Policy begründet keine allgemeine Meldepflicht.

Wenn Hinweise gemeldet werden möchten, kann dies über das bestehende Hinweisgeber-System gemäß der an der BOKU geltenden Betriebsvereinbarung über die Implementierung eines Hinweisgeber-Systems erfolgen. 

Der Compliance Officer

• berät,
• unterstützt,
• koordiniert,
• dokumentiert Anliegen,
• leitet an zuständige Stellen weiter,
• organisiert Schulungen.

Er*sie hat ausdrücklich keine Weisungs-, Kontroll-, Ermittlungs- oder Sanktionsbefugnisse. 

Sie

• nimmt das Anliegen entgegen,
• ordnet es einem Risikobereich zu,
• dokumentiert den Eingang,
• nimmt eine grobe Ersteinschätzung vor,
• berät und gibt eine Empfehlung zur weiteren Vorgehensweise
• koordiniert und leitet es an die zuständigen Stellen weiter,
• befragt bei Bedarf Mitarbeiter*innen im Rahmen von Vorerhebungen zur Sachverhaltsfeststellung.

Sie entscheidet nicht, ob jemand “schuldig” ist oder welche Konsequenzen folgen. 

Diese Einstufung dient ausschließlich der organisatorischen Bearbeitung.

Sie ist

• keine Schuldzuweisung,
• keine disziplinäre Bewertung,
• keine rechtliche Beurteilung.

Sie hilft lediglich bei der Auswahl des passenden Verfahrens. 

Nicht die Compliance-Kontaktstelle.

Die jeweils zuständigen Stellen (z. B. Rektorat oder andere zuständige Organe) handeln nach den dafür geltenden gesetzlichen Verfahren oder organisationsinternen Regelungen. Die Compliance-Kontaktstelle ersetzt diese Verfahren ausdrücklich nicht. 

Ja.

Die Policy verlangt ausdrücklich

• Vertraulichkeit,
• Einhaltung der Datenschutzvorgaben,
• Wahrung der Verfahrensrechte,
• verhältnismäßige Dokumentation.

Die Policy sieht vor, dass die Compliance-Kontaktstelle Zugang zu den Informationen erhält, die für ihre Aufgaben erforderlich sind. Dieser Zugang dient ausschließlich der Erfüllung ihrer gesetzlichen und organisatorischen Aufgaben und muss unter Beachtung der Datenschutzvorgaben erfolgen. 

Hinweis des Betriebsrats: Dieser Punkt ist besonders sensibel. Die konkrete Umsetzung muss sich an der DSGVO, dem Datenschutzgesetz sowie den Mitwirkungsrechten des Betriebsrats orientieren.

Ja.

Die Policy sieht vor, dass Mitarbeiter*innen an den vorgesehenen Sensibilisierungs- und Schulungsmaßnahmen teilnehmen. Ziel dieser Schulungen ist die Unterstützung und Prävention, nicht die Leistungsbeurteilung. 

Die Policy sieht vor, dass der Compliance Officer dem Rektorat und den Betriebsratsvorsitzenden regelmäßig – gegebenenfalls anonymisierte – Berichte über seine Tätigkeit erstellt. Außerdem bleibt die gesetzliche Mitbestimmung des Betriebsrats durch die Policy unberührt.

Einschätzung des Betriebsrats

Aus Sicht des Betriebsrats enthält die neue Compliance Policy mehrere wichtige Klarstellungen zugunsten der Mitarbeiter*innen:

• Sie schafft keine neuen arbeitsrechtlichen Pflichten.
• Sie ist kein Kontroll- oder Überwachungsinstrument.
• Sie begründet keine Meldepflichten.
• Sie enthält keine Ermittlungs- oder Sanktionsbefugnisse für die Compliance-Kontaktstelle.
• Sie respektiert die Wissenschaftsfreiheit, bestehende Verfahren und die Mitwirkungsrechte des Betriebsrats.

Diese Punkte schaffen Rechtsklarheit und grenzen die Compliance-Funktion bewusst von arbeitsrechtlichen Disziplinarverfahren ab. Zugleich wird entscheidend sein, dass die nachfolgenden Richtlinien, Prozesse und Handlungsanweisungen diese Grundsätze konsequent einhalten und gegebenenfalls mitbestimmungspflichtige Maßnahmen rechtzeitig mit den Betriebsräten abgestimmt werden. 

Das hängt davon ab, worum es genau geht. Nicht jedes Problem an der Universität ist automatisch ein Compliance-Fall.

Sie können sich zunächst an die Compliance-Kontaktstelle wenden, wenn Sie unsicher sind, ob ein Sachverhalt einen Compliance-Bezug hat. Zu den Aufgaben der Compliance-Kontaktstelle gehört ausdrücklich die Beratung, Ersteinstufung und Weiterleitung an die jeweils zuständige Stelle.

Tabelle: Beispielhafte Aufzählung von Anliegen und zuständige Stellen 

 

Die Compliance Policy stellt ausdrücklich klar, dass bestehende Verfahren und Zuständigkeiten Vorrang haben. Die Compliance-Kontaktstelle ersetzt diese Stellen nicht, sondern hilft bei der richtigen Zuordnung eines Sachverhalts.

Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, an wen Sie sich wenden sollen, können Sie sich zunächst an die Compliance-Kontaktstelle oder – wenn Sie eine vertrauliche Beratung wünschen – auch an den für Sie zuständigen Betriebsrat wenden. Der Betriebsrat kann Sie über Ihre Rechte informieren und gemeinsam mit Ihnen überlegen, welcher Weg im konkreten Fall sinnvoll ist.

Ja. 

Der Betriebsrat ist eine unabhängige Interessenvertretung der Arbeitnehmer*innen. Wenn Sie unsicher sind, ob ein Sachverhalt überhaupt ein Compliance-Thema ist, welche Rechte Sie haben oder welche Stelle zuständig ist, können Sie sich vertraulich an den Betriebsrat wenden. Der Betriebsrat kann Sie beraten und Sie dabei unterstützen, den geeigneten weiteren Weg zu wählen. Dies ersetzt allerdings nicht das Hinweisgeber System, wenn eine formelle Meldung erfolgen soll.

Universitäten genießen ein hohes Maß an Vertrauen in der Gesellschaft. Forschung, Lehre und Verwaltung müssen rechtskonform, transparent und integer erfolgen. Gute Compliance-Regeln helfen dabei, Fehlverhalten vorzubeugen, Risiken frühzeitig zu erkennen und Mitarbeiter*innen bei schwierigen Entscheidungen Orientierung zu geben.

Gleichzeitig ist es dem Betriebsrat wichtig zu betonen, dass Compliance nicht mit Misstrauen oder übermäßiger Bürokratie verwechselt werden darf.

Eine gute Compliance-Kultur bedeutet nicht, dass jede Entscheidung komplizierter wird oder jede Tätigkeit dokumentiert werden muss. Sie bedeutet vielmehr:

• klare Zuständigkeiten statt Unsicherheit,
• Beratung statt Sanktionen,
• Prävention statt nachträglicher Fehlerkorrektur,
• Transparenz statt Gerüchten,
• und Unterstützung statt Kontrolle.

Die neue Compliance Policy trägt diesem Gedanken ausdrücklich Rechnung. Sie stellt klar, dass sie

• keine neuen arbeitsrechtlichen Pflichten schafft,
• keine Überwachungs- oder Kontrollinstrumente einführt,
• keine neuen Meldepflichten begründet,
• bestehende Zuständigkeiten und Verfahren respektiert und
• die Freiheit von Forschung und Lehre ausdrücklich wahrt.