Institute haben Eins-zu-Eins-Nachfolgeorganisationen. Alles, was einem Institut zugeordnet ist, Accounts, Berechtigungen etc., kann automatisiert von der BOKU-IT dem neuen Institut zugeordnet werden. Auf Institutsebene entsteht daher für Sie im Wesentlichen kein Handlungsbedarf.

Departments dagegen haben keine Nachfolgeorganisation. Die neuen Departments sind völlig neue Organi­sations­­­einheiten. Berechtigungen können NICHT automatisiert von der BOKU-IT übertragen werden, sondern müssen von den Department­angehörigen mit den entsprechenden Befugnissen manuell neu vergeben werden. 
Auf Department-Ebene entsteht auf jeden Fall Handlungsbedarf!

BOKUdrive

Beim Service BOKUdrive gibt es keine Abhängigkeiten zu Organisationseinheiten, daher wird die Organisationsumstellung keine Auswirkungen auf BOKUdrive haben.
Es besteht kein Handlungsbedarf für Sie.

Das gilt auch für BOKUdrive Quotas welche mit COUCHstore-Assets erweitert wurden. Im den nachfolgenden Monaten könnte es notwendig sein die Assets mit neuen Kostenstellen zu aktualisieren, das wird aber aus der Quästur ohnehin unabhängig kommuniziert werden.

OES-Netzlaufwerke

Einheitlicher Einsprungspunkt geplant

In Planung ist ein einheitlicher Einsprungspunkt für die OES-Netzlaufwerke. 
Abhängig von der Umsetzbarkeit bedeutet das unter Windows: Statt der Laufwerke M:, N:, S:, W:, Z:  soll im Explorer nur mehr ein Laufwerk aufscheinen, und darunter als Ordner alle Orte, an denen Sie im OES-Netzlaufwerk Zugriffrechte haben.

Sollte dies nicht umgesetzt werden können wird jedenfalls wie bisher unter Windows ein automatisches Mapping aller Laufwerke an denen Sie Zugriffsrechte haben umgesetzt.

Bedenken Sie bitte dass es möglicherweise zu einer Änderung der UNC Pfade (der Pfad zu einem Verzeichnis bzw. einer Datei bzw. der Laufwerksbuchstabe) kommen wird. Stellen Sie bitte gemeinsam mit Ihrer IT-Ansprechperson sicher dass etwaige Dokumente und Programme identifiziert und entsprechend angepasst werden - Beispiele: Excel Spreadsheets mit via UNC Pfad eingebundenen Daten, etc.

Berechtigungen für Storage-Gruppen auf Department-Ebene

Die bisherigen Storage-Gruppen auf Department-Ebene wie Hnn000-DEP-LEITER und Hn000-SEKRETARIAT wird es nicht mehr geben, da das Department ja keine Nachfolgeorganisation hat.
Falls Sie diese Storage-Gruppen auf Department-Ebene verwenden besteht Handlungsbedarf!

Grundsätzlich gilt ja die Empfehlung, Rechte an Storage-Gruppen zu vergeben, wie in obigem Beispiel dargestellt, und nicht an einzelne Accounts.

Im Rahmen des Umstellungswochenendes wird versucht die Storage-Gruppen der Vorgängerinstitute auf die entsprechenden Nachfolgeinstitute zu übertragen. Sollte dies nicht möglich sein kontaktieren Sie bitte Ihre IT-Ansprechsperson welche die entsprechenden Rechte rasch wiederherstellen können.

Berechtigungen für Storage-Gruppen

Um den neu geschaffenen Arbeitsgruppen innerhalb von Instituten auch bzgl. Rechtestrukturen Rechnung tragen zu können wird es zukünftig hierarchische und nicht-hierarchische Storagegruppen geben, in hierarchisch angelegten Storagegruppen sind alle Mitglieder untergeordneter Organisationsstrukturen (Institut, Arbeitsgruppe etc.) enthalten, in nicht hierarchischen nur die Mitglieder der jeweiligen Organisationsentität enthalten. Dies ist bei einem etwaigen Redesign einer Rechtestruktur zu bedenken um tatsächlich die gewünschte Berechtigungsstruktur zu erlangen.

Im Rahmen des Umstellungswochenendes wird versucht die Storage-Gruppen der Vorgängerinstitute auf die entsprechenden Nachfolgeinstitute zu übertragen. Sollte dies nicht möglich sein kontaktieren Sie bitte Ihre IT-Ansprechsperson welche die entsprechenden Rechte rasch wiederherstellen können.

Individuelle Storagegruppen wird es weiterhin geben, mit der Existenz von Storagegruppen für Arbeitsgruppen empfehlen wir diese Richtung.

Nach dem Umstellungswochenende wird es für die neuen Departments wieder entsprechende neue Storage-Gruppen geben. Die Empfehlung lautet, die Berechtigungen dann wieder an diese dafür vorgesehenen Storage-Gruppen und nicht mehr an Personenaccounts zu vergeben.

Automatisch gepflegte Struktur geplant

Parallel zu den bisherigen Strukturen ist geplant zukünftig eine automatische gepflegte Struktur anzubieten welche zusätzlich oder exklusiv genutzt werden kann.

Zugriffsprobleme nach der Umstellung

Sollte es tatsächlich dazu kommen dass Daten nicht mehr im Zugriff sind - es werden keine Daten gelöscht. Wir verfügen über nächtliche Backups mit einer Retention Time von 28 Tagen (siehe auch https://short.boku.ac.at/it-backup ) 
Sollten Sie also nach der Umstellung keinen Zugriff mehr auf bestimmte Daten haben, stimmen Sie sich bitte zur Wiederherstellung der Zugriffsrechte mit den IT-Ansprechpersonen Ihrer Organisationseinheit ab.

COUCHstore-Assets mit NCP-Zugriff

Beim Service COUCHstore ist an sich nur sicherzustellen dass keine departmentbezogenen Storage-Gruppen verwendet werden (siehe voriger Punkt), ansonsten ist bezüglich COUCHstore im Hinblick auf das Umstellungswochenende im Jänner mit keinen Änderungen zu rechnen.

Die Asset-Namen werden im Fall von COUCHstore noch eine Zeitlang eine Reminiszenz an die Departmentnummern darstellen. Das hat jedoch keine Auswirkungen auf Berechtigungen.

Im den nachfolgenden Monaten könnte es notwendig sein die Assets mit neuen Kostenstellen zu aktualisieren, das wird aber aus der Quästur ohnehin unabhängig kommuniziert werden.
 

Gruppen innerhalb des Instituts

Beachten Sie, dass es sich bei den Gruppen innerhalb des Instituts um neu entstandene Organisationseinheiten handelt. Das erfordert einige zusätzliche Überlegungen bei der Berechtigungsvergabe und es entsteht auf jeden Fall Handlungsbedarf!

Hier sei nochmals an die oben erwähnten hierarchisch und nicht-hierarchischen Storagegruppen hingewiesen.