Da der Speicherplatz für die GroupWare-Umgebung einer der teuersten an der BOKU ist, und überfüllte Maiboxen sowohl für Sie selbst als auch für die Empfänger Ihrer Mails sehr unangenehm sind, haben wir auch im Sinne der Nachhaltigkeit hier einige Tipps für Sie zusammengestellt.

Mails archivieren (Standard Client Archiv)

GroupWise bietet die Möglichkeit E-Mails zu archivieren. Nähere Informationen zum Archivieren finden Sie auf folgender Seite:

Das so enstandene GroupWise Archiv liegt dann auf Ihrer lokalen Festplatte - bitte achten Sie unbedingt darauf, dass Sie regelmäßig Sicherungskopien davon erstellen! Eine Möglichkeit einer solchen Sicherung wäre die Sicherung des Archivverzeichnis mittels BOKUdrive, ein entsprechend dokumentierter Use-Case ist unter https://short.boku.ac.at/it-bokudrive verfügbar.

"Speicherfresser" löschen

Normale Text-E-Mails fallen kaum ins Gewicht,  den E-Mails mit Anhängen (Attachments) sollten Sie aber besondere Aufmerksamkeit widmen. Der Windows-Client bietet unter dem Menüpunkt 'Werkzeuge' > 'Mailboxgröße prüfen' ein komfortables Werkzeug zum Auffinden dieser "Speicherfresser":

Die Dateien werden der Größe nach sortiert angezeigt, sodass es für Sie sehr einfach ist, die größten Verursacher Ihrer Mailboxüberfüllung ausfindig zu machen.
Besonders durch das Löschen von alten Ausgangsnachrichten mit großen Anhängen, die eigentlich nicht mehr benötigt werden, lässt sich oft schnell viel Speicherplatz wiedergewinnen.
Sie haben nun die Möglichkeit, die Dateien endgültig zu löschen oder zu archivieren.

Speicherplatzprobleme NACHHALTIG vermeiden

Um auch in Zukunft Speicherplatz zu sparen empfiehlt es sich, Dateien nicht als Anhang zu verschicken, sondern diese in einer BOKUbox, BOKUdrive, Filr oder auf einer Webseite zur Verfügung zu stellen, sodass lediglich Links auf Dateien verschickt werden müssen. Für die Empfänger Ihrer Mails gibt es dadurch keine Komforteinbußen, Sie ersparen Ihren Empfängern im Gegenteil Verdruss durch überfüllte Mailboxen.

Das funktioniert übrigens auch in die andere Richtung: Sowohl BOKUbox, BOKUdrive als auch Filr können so konfiguriert werden, dass auch BOKU-externe Personen Ihnen über diese Services Dateien zur Verfügung stellen können.

Nähere Informationen und Anleitungen zu verschiedenen Möglichkeiten haben wir auf folgender Serviceseite zusammengefasst: