Abschlussarbeiten / Abstracts-Erfassung
Die Abstracts und möglichst auch die Volltexte von allen Masterarbeiten, Diplomarbeiten und Dissertationen der BOKU sollen im Internet gefunden werden. Dazu müssen zusätzlich zu den von den Studienservices in BOKUonline erfassten Daten weitere Informationen von den Studierenden und ihren Betreuer*innen in der sogenannten Abstracts-Applikation eingegeben werden. Für den Fall, dass die Arbeit Informationen enthält, die einer Geheimhaltungs-Verpflichtung unterliegen oder dass die Arbeit wegen einer geplanten Patentierung oder wissenschaftlichen Veröffentlichung nicht vor-veröffentlicht werden darf, kann ein Sperrantrag gestellt werden. Dann werden die Abstracts und die Arbeit erst nach Ablauf der Sperrfrist veröffentlicht.
Zugriff
Der Zugriff zur Abstracts-Applikation ist Login-geschützt.
Wenn Sie sich als Studierende*r einloggen, haben Sie Zugriff auf Ihre eigene(n) Arbeite(n).
Wenn Sie sich als Mitarbeiter*in einloggen, haben Sie Zugriff auf die von Ihnen und von Ihren Instituts-Kolleg*innen als Erstbetreuer*in betreuten Arbeiten.
Wenn Sie sowohl Studierende*r als auch Mitarbeiter*in der BOKU sind, müssen Sie auswählen, ob Sie die Abstracts-Applikation als Studierende*r für Ihre eigenen Arbeiten oder als Betreuer*in für die von Ihnen betreuten Arbeiten benützen wollen.
Prozess-Ablauf
Vor der Durchführung der Abschlussarbeit:
- Schritt 1: Der*die Studierende meldet die Abschlussarbeit in den Studienservices an.
Nach der Fertigstellung der Abschlussarbeit, vor dem Studienabschluss:
- Schritt 2: Der*die Studierende gibt die Abstracts-Daten ein.
- Schritt 3: Die*der Betreuer*in kontrolliert die Daten,
- gibt die Daten frei, wenn alles korrekt ist,
- oder gibt den Datensatz an die*den Studierende*n zurück durch Wegnahme des Häkchens bei "Freigabe AutorIn" (siehe Screenshot).
- Schritt 4: Der*die Studierende gibt den Abstracts-Ausdruck in den Studienservices ab.
Nach dem Studienabschluss:
- Schritt 5: Studienservices, Forschungsservice und Universitätsbibliothek verarbeiten und ergänzen die Daten und geben die Daten frei. Dies kann 1 bis 2 Monate dauern.
- Schritt 6: Die Abschlussarbeit wird im Internet gefunden. Fertig!
Ausführliche Anleitung
Vertragstexte
Hier finden Sie die Vertragstexte für die Werknutzungsrechte, die Sie der BOKU für Ihre Abstracts erteilen - für den Fall, dass Sie alle rechtlichen Details wissen wollen. Eine kürzere, auch für juridische Laien verständliche Zusammenfassung finden Sie in der oben angeführten allgemeinen Anleitung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Begrenzung auf 2000 Zeichen inklusive Leerzeichen?
Ja, bei der Begrenzung auf 2000 Zeichen handelt es sich um eine technische Begrenzung, es werden sämtliche Zeichen, also auch Leerzeichen, Interpunktionszeichen etc. mitgezählt, und nicht nur Buchstaben.
Änderung von Titel oder Publikationsmonat der Arbeit
Studierende*r und Betreuer*in können den Titel der Arbeit und den Publikationsmonat nicht ändern. Diese Daten werden von den Studienservices eingegeben, nachdem Sie die gebundenen Arbeiten in den Studienservices abgegeben haben (Schritt 4). Während der Eingabe, Kontrolle und Freigabe der Abstracts brauchen Sie sich um diese Felder nicht zu kümmern (Schritte 1 bis 3). Wenn Sie einen Ausdruck haben wollen, auf dem auch diese Felder ihren richtigen, endgültigen Inhalt haben, dann erzeugen Sie später einen neuen Ausdruck, nach der Abgabe der Arbeiten und nach der Eingabe der Daten durch die Studienservices.
Rechtliche Erklärungen und Angaben zur akademischen Feier
Die*der Studierende hat den Datensatz freigegeben, aber der*die Betreuer*in kann nur die bibliografischen Daten und die Abstracts korrigieren, die rechtlichen Erklärungen und die Angaben zur akademischen Feier sind "ausgegraut". Die rechtlichen Erklärungen und die persönlichen Angaben der*des Studierenden zur akademischen Feier dürfen nur von den Studierenden selbst, nicht von dem*der Betreuer*in korrigiert werden. Falls nach der Freigabe durch den*die Studierende*n noch Korrekturen in diesem Bereich notwendig sind, muss der*die Betreuer*in das Häkchen bei der Freigabe der*des Studierende*n entfernen, dann kann der*die Studierende die Daten korrigieren und neuerlich freigeben.
Änderungen nach der Freigabe der*des Studierenden
Der*die Studierende hat den Datensatz freigegeben, aber es sind noch nachträgliche Änderungen nötig. Als Studierende*r wenden Sie sich bitte an Ihre*n Betreuer*in. Ihr*e Betreuer*in muss das Häkchen bei 'Freigabe AutorIn' wieder entfernen. Dann können Sie die Daten korrigieren und neuerlich freigeben.
Änderungen nach der Freigabe des*der Betreuer*in
Der*die Betreuer*in hat den Datensatz bereits freigegeben, aber es sind noch nachträgliche Änderungen nötig.
Der* die Betreuer*in kontaktiert in diesem Fall die Studienservices: studienservices(at)boku.ac.at
Die Freigaben der*des Studierenden und des*der Betreuer*in werden dann auf NEIN zurückgesetzt. Damit hat die*der Studierende und der*die Betreuer*in die Möglichkeit, die Daten zu korrigieren und dann neuerlich freizugeben.
Externe*r Betreuer*in ohne BOKU-Account
Falls der*die Erstbetreuer*in keinen BOKU-Account hat, weil er*sie nicht oder nicht mehr an der BOKU arbeitet, kann der*die Betreuer*in die Freigabe nicht selbst in der Applikation durchführen.
In diesem Fall möge sich der*die Betreuer*in per E-Mail (zwecks schriftlicher Dokumentation) an die BOKU-IT Hotline wenden mit der Bitte, die Freigabe im Namen der*die Betreuer*in durchzuführen: boku-it(at)boku.ac.at
Vertretung der Erstbetreuerin * des Erstbetreuers
Falls der*die Erstbetreuer*in abwesend ist oder aus anderen Gründen die Freigabe nicht durchführen kann, können andere Mitarbeiter*in des Instituts des*der Erstbetreuer*in mit dem Recht "Bearbeitung und Freigabe von Abstracts der Organisation" – in Absprache mit der*dem Erstbetreuer*in – in der Abstracts-Applikation auf den Datensatz zugreifen und Korrekturen und Freigaben im Auftrag des*der Betreuer*in durchführen.
Änderung der Betreuung
Wenn sich die Betreuung der Abschlussarbeit gegenüber der ursprünglichen Anmeldung ändert, wenden Sie sich bitte an die Studienservices, damit diese die Änderung in BOKUonline erfasst.