Raumverwaltung in BOKUonline
Kurzbeschreibung
Verwaltung von Räumen für Raumverantwortliche an den Departments und Instituten als auch zentral.
Zielgruppe dieser Dokumentation sind Mitarbeiter*innen der Departments, Institute und Serviceeinrichtungen mit der Funktion "Raumverwaltung".
Räume
Räume sind den einzelnen Organisationseinheiten zugeordnet und müssen durch die jeweiligen Raumverantwortlichen verwaltet werden. Meistens geschieht dies durch die Sekretariatsbereiche.
Das datenführende System zur Verwaltung der Räume ist in den Facility Services (FM) angesiedelt. Diese Raumdaten werden einmal täglich nach BOKUonline synchronisiert.
Es ist erforderlich die zugeordneten Räume der eigenen Org.EH periodisch zu überprüfen.
Termine
Terminreservierungen benötigen eine Raumresource und können nur durch Personen über BOKUonline eingetragen werden.
Diese sind zunächst nur Wunschtermine, die von einer der Raumverwalter/innen bestätigt oder abgelehnt werden müssen.
Terminreservierungen durch die Raumverwalter/innen selbst in ihren eigenen Räumen sind sofort Fixtermine. Das Gleich gilt für alle Terminreservierungen in den "freien" Räumen, denen keine Raumverwalter/innen zugeordnet wurden.
Die Raumverantwortlichen können auf Wunsch per E-Mail informiert werden, wenn es neue Reservierungen gibt, die sie genehmigen oder ablehnen müssen; diese E-Mail-Benachrichtigung wird unter "Raumbelegung" für den jeweiligen Raum unter "Kontaktpersonen" eingestellt.
Wie gelange ich dorthin
Für die Raumverwaltung (Termine bestätigen, Termine eintragen etc.):
- Auf Ihrer persönlichen BOKUonline Visitenkarte Klick auf die Applikation "Ressourcenbelegung".
Für die Suche nach freien Räumen an einem bestimmten Termin:
- Im Navigationsbaum Klick auf die Universität, um die Visitenkarte der Universität zu erreichen, oder Klick auf den eigenen Namen, um die eigene persönliche Visitenkarte zu erreichen.
- In dieser Visitenkarte Klick auf die Applikation "Suche freie Ressource".
Für die Suche nach freien Terminen in einem bestimmten Raum:
- Wählen Sie im Dropdown im Kopfbereich von BOKUonline "Räume" und suchen Sie den Raum.
- In der Ergebnisliste Klick auf den 'Terminkalender' des Raums.
