Dokumentenmanagement mit BOKUdms

Aktuell ist das BOKUdms nur für arbeitssicherheitsrelevante Dokumente zu verwenden. 

DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Es ist eine Softwarelösung, die Ihnen hilft, digitale Dokumente zu organisieren, zu verwalten und zu archivieren.

Ein DMS kann Ihnen helfen, die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten zu erfüllen.

Im Unterschied zu reinen File Services wie OES-Netzlaufwerke oder BOKUdrive werden im BOKUdms ausschließlich Dokumente verwaltet, die einem standardisierten Ablauf unterliegen.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Unternehmen, das ein Qualitätsmanagementsystem implementiert hat. Um die Anforderungen der Norm zu erfüllen, müssen Sie sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente, wie z. B. Arbeitsanweisungen, Prüfverfahren und Qualitätsaufzeichnungen, aktuell und gültig sind.

Die Dokumentenlenkung hilft Ihnen dabei, dies zu erreichen, indem sie folgende Punkte regelt:

• Erstellung von Dokumenten: Definition von Standards für die Erstellung neuer Dokumente, z. B. Vorlagen, Formatierung und Benennungskonventionen.
• Prüfung und Freigabe von Dokumenten: Festlegung eines Prozesses zur Prüfung und Freigabe neuer oder geänderter Dokumente, um sicherzustellen, dass sie korrekt und aktuell sind.
• Verteilung von Dokumenten: Sicherstellung, dass die richtigen Dokumente an die richtigen Personen verteilt werden.
• Änderungsmanagement: Festlegung eines Prozesses für die Änderung von Dokumenten, um sicherzustellen, dass alle Änderungen dokumentiert und genehmigt werden.
• Archivierung und Vernichtung von Dokumenten: Festlegung von Richtlinien für die Archivierung und Vernichtung von Dokumenten, um sicherzustellen, dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.

Die Dokumentenlenkung ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Qualitätsmanagementsystems. Sie hilft Ihnen, die Qualität Ihrer Dienstleistungen zu verbessern, die Effizienz Ihrer Prozesse zu steigern und die Einhaltung gesetzlicher und normativer Anforderungen zu gewährleisten.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Dokumentenlenkung zu implementieren, beispielsweise über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Es ist wichtig, dass Sie einen dokumentierten Prozess für die Dokumentenlenkung haben. Dieser Prozess sollte klar definieren, wer für was verantwortlich ist und wie die einzelnen Schritte der Dokumentenlenkung durchgeführt werden.