Funktionsaccounts für Arbeit in Teams

In Sekretariaten oder Projektgruppen können Personen ausscheiden und dazukommen, die zugehörige E-Mail-Korrespondenz soll aber erhalten und für alle Gruppenmitglieder zugänglich bleiben. Das lässt sich durch den Einsatz von gemeinsamen Mailboxen über Funktionsaccounts realisieren. Die zugehörige Mailbox ist somit an die Funktion, und nicht an eine Person gebunden. Das erleichtert die Zusammenarbeit im Team und ermöglicht vor allem Kontinuität beim Wechsel von Personen.

Die Einrichtung mag etwas komplex erscheinen, daher sind alle durchzuführenden Schritte in folgendem Dokument zusammengefasst. Den Lohn für diese einmalige Mühe ernten Sie jedenfalls vielfach bei jedem Ausscheiden von Mitarbeiter/inne/n aus Arbeitsgruppen und bei der geordneten Übergabe an Nachfolger/innen.

Der erste Teil des Dokuments beschreibt alle notwendigen Schritte für die Erstellung eines Funktionsaccounts mitsamt zugehöriger Mailadresse.
Der zweite Teil beschreibt den Vertretungszugriff in GroupWise, also die Freigabe von Mailbox oder Kalender für Arbeitsgruppenmitglieder, unabhängig davon, ob nun Funktions- oder Personenaccounts verwendet werden.