Funktionsaccounts für Arbeit in Teams
Einsatz von Funktionsaccounts für Arbeit in Teams
Einrichten von Funktionsaccount, gemeinsamer Mailbox und Vertretungszugriff
In Sekretariaten oder Projektgruppen können Personen ausscheiden und dazukommen, die zugehörige E-Mail-Korrespondenz soll aber erhalten und für alle Gruppenmitglieder zugänglich bleiben. Das lässt sich durch den Einsatz von gemeinsamen Mailboxen über Funktionsaccounts realisieren. Die zugehörige Mailbox ist somit an die Funktion, und nicht an eine Person gebunden. Das erleichtert die Zusammenarbeit im Team und ermöglicht vor allem Kontinuität beim Wechsel von Personen.
Die Einrichtung mag etwas komplex erscheinen, daher sind alle durchzuführenden Schritte in folgendem Dokument zusammengefasst. Den Lohn für diese einmalige Mühe ernten Sie jedenfalls vielfach bei jedem Ausscheiden von Mitarbeiter*innen aus Arbeitsgruppen und bei der geordneten Übergabe an Nachfolger*innen.
Der erste Teil des Dokuments beschreibt alle notwendigen Schritte für die Erstellung eines Funktionsaccounts mitsamt zugehöriger Mailadresse.
Der zweite Teil beschreibt den Vertretungszugriff in GroupWise, also die Freigabe von Mailbox oder Kalender für Arbeitsgruppenmitglieder, unabhängig davon, ob nun Funktions- oder Personenaccounts verwendet werden.
Anleitung
Häufig gestellte Fragen (Frequently Asked Questions, FAQ)
Kann ich den Absendenamen selbst festlegen?
Ja, im Zuge des Anlegens des Funktionsaccounts können Sie den Absendenamen festlegen.
Sie können den Absendenamen allerdings nachträglich selbst NICHT mehr ändern.
Bei Änderungswünschen wenden Sie sich bitte mit einem zweiteiligen Absendenamen (Vorname, Nachname) an die BOKU-IT Hotline: boku-it@boku.ac.at
Kann ich den E-Mail-Alias selbst festlegen?
Nein, leider können Sie E-Mail-Aliase für Funktionsaccounts nicht selbst festlegen.
Bitte kontaktieren Sie dazu die BOKU-IT Hotline: boku-it@boku.ac.at
Müssen Funktionsaccounts regelmäßig verlängert werden?
Ja, alle Funktionsaccounts müssen regelmäßig verlängert werden, um zu verhindern, dass sie in Vergessenheit geraten und damit Sicherheitslücken eröffnen.
EDV-Verantwortliche erhalten 20 Tage vor Ablauf ein Erinnerungsmail.
Praxistipp:
Legen Sie das Ablaufdatum für alle Funktionsaccounts, für die Sie verantwortlich sind, auf das selbe Datum.
Dann tragen Sie in GroupWise einen Monat vor diesem Ablaufdatum einen sich jährlich wiederholenden Erinnerungstermin ein, an dem Sie alle Funktionsaccounts verlängern.
Das verhindert, dass Ihnen im Alltagsstress zwischendurch unbemerkt Funktionsaccounts ablaufen.
Anleitungen zum Verlängern von Funktionsaccounts finden Sie in den FAQs unter: https://short.boku.ac.at/it-accountverwaltung#/faq/c245906
