Kurzbeschreibung

Verwaltung von Accounts, organisatorischen Zuordnungen und Berechtigungen.

EDV-Verantwortliche können in Ihrem Bereich Zuordnungen und Berechtigungen von BOKU-Accounts selbst verwalten.

Dies geschieht in erster Linie über die Applikation "BOKU-Accountmanager", aber auch über mehrere Applikationen in BOKUonline.

Die Dokumentation umfasst folgende Bereiche:

  • Unterschiede Tätigkeiten, Funktion und Verhältnisse
  • Account-Typen
  • Accountbeendigungsverfahren
  • Datenflüsse an der BOKU
  • Werkzeuge zur Pflege von Personen und Accounts
  • Accountanlage und PIN-Vergabe

Die BOKU-IT bietet auf Anfrage Schulungen für EDV-Verantwortliche zur Accountverwaltung an.

Dokumentation

Accountverwaltung

Häufig gestellt Fragen (FAQ)

Personenaccount oder Funktionsaccount?

Für Personen, die nicht von den Studienservices oder der Personalabteilung oder vom Forschungsservice erfasst sind, aber trotzdem an Ihrer Organisationseinheit tätig werden sollen, können und sollten Sie als EDV-Verantwortliche/r immer Personenaccounts anlegen, keine Funktionsaccounts. Funktionsaccounts sollten wirklich nur für technische oder projektbezogene Aufgaben herangezogen werden. Beachten Sie dazu auch unsere Themenseite "Funktionsaccounts für Arbeit in Teams". Personenaccounts erhalten von vornherein "richtige" E-Mail-Adressen. Wichtig ist auch die Kontinuität: Sollten sich später Lehraufträge oder sonstige Anstellungsverhältnisse ergeben, kann dieser Personenaccount nahtlos weiter verwendet werden. Funktionsaccounts dagegen können nicht in Personenaccounts umgewandelt werden.

Wie erstelle ich Accounts für nicht von der Personalabteilung erfasste Personen (z.B. Gastforscher/innen, Praktikant/inn/en)?

Für Personen, die nicht von den Studienservices oder der Personalabteilung oder vom Forschungsservice erfasst sind, aber trotzdem an Ihrer Organisationseinheit tätig werden sollen, sollten Sie als EDV-Verantwortliche/r immer Personenaccounts anlegen, keine Funktionsaccounts.

Für die dezentrale Personenerfassung wird eine österreichische Sozialversicherungsnummer benötigt. Sollte eine solche nicht vorhanden sein, schicken Sie als EDV-Verantwortliche/r bitte ein Mail an die BOKU-IT Hotline mit der Bitte um Erfassung einer Person unter Angabe von: Titel, Vorname(n), Familienname, Geburtsdatum, Geschlecht.

BOKUonline Visitenkarte der OrgEH > 'Personen' > 'Stammdaten' > 'Neue Person aufnehmen'

Anschließend suchen Sie die Person im Accountmanager ((auf "Mitarbeiter (auch ehemalige)" umschalten) und fügen eine manuelle Zuordnung zur OrgEH hinzu.

Schießlich benötigt die Person noch einen PIN-Code: BOKUonline Visitenkarte der OrgEH > 'Account-Anlage' > 'Bedienstete' > Blauer Punkt

Wie kann ich für einen Account eine manuelle Zuordnung zu meiner OrgEH hinzufügen?

Suchen Sie den Account im Accountmanager. Wichtig dabei ist, dass Sie in den Feldern 'Personengruppe' und  'Organisationseinheit' jeweils 'Alle' auswählen.
Anschließend fügen Sie eine manuelle Zuordnung zu Ihrer OrgEH hinzu.

Neue/r Mitarbeiter/in oder studentische/r Mitarbeiter/in benötigt PIN-Code für Mitarbeiteraccount, was tun?

BOKUonline Visitenkarte der Organisationseinheit > 'Account-Anlage' > 'Bedienstete' > Blauer Punkt vor dem Namen PIN-Code entweder per E-Mail verschicken oder über 'vergeben & drucken' anzeigen lassen und persönlich übermitteln.

Studentische/r Mitarbeiter/in kann nicht Drucken, woran kann das liegen?

1.) Im Accountmanager muss das Hakerl bei "Drucken auf Kosten der Organisationseinheit" gesetzt sein
UND
2.) Mitarbeiter/in muss durch Einlösen des PIN-Codes das Mitarbeiter-Profil aktiviert haben!

Studierende/r wird Mitarbeiter/in, was ist zu beachten?

Wenn Studierende ein Mitarbeiterprofil bekommen, ist darauf zu achten, dass über die BOKUonline-Visitenkarte die Mailboxzustellung vom Studierendenmailsystem auf GroupWise umgestellt wird.
Einerseits gibt es einen entsprechenden Rektoratsbeschluss, dass von Mitarbeiter/innen GroupWise zu verwenden ist, andererseits werden GroupWise-interne Mails und Termine (das sind Mails der Form Login-Name@groupwise.boku.ac.at, die über das GroupWise-Adressbuch gefunden werden) NICHT ohne extra einzurichtende GroupWise-Regeln an das Studierendenmailsystem oder an externe Adressen weitergeleitet und stehen daher NUR in GroupWise zur Verfügung. Ausführliche Informationen finden Sie unter:

Falls BOKUdrive verwendet wird: Änderungen der Standard-Mail-Adresse (SMA) haben zur Folge dass die Bibliotheken in BOKUdrive neu verbunden werden müssen. In solchen Fällen ist eine Kontaktaufnahme mit der BOKU-IT Hotline via boku-it@boku.ac.at erforderlich, die Bibliotheken werden dann für die neue Adresse eingetragen.
Siehe dazu auch FAQs zu BOKUdrive

Wie kann ich einen Account verlängern?

  • Grundsätzliches:

    • Einträge im Accountmanager, die aus SAP stammen, können von EDV-Verantwortlichen natürlich nicht verändert werden. Da es sich um Dienstverträge handelt, kann hier nur das Personalmanagement Änderungen durchführen.
    • EDV-Verantwortliche können jedoch jederzeit manuelle Organisationszuordnungen ohne Abhängigkeit ("Sonstiges Verhältnis") erstellen, wenn IT-Rechte an der OrgEH auch ohne oder nach Ablauf des Dienstvertrages gewünscht sind. Im Zweifelsfall bitte immer in Abstimmung mit der Leitung der jeweiligen OrgEH.

  • Verlängerung von manuellen Zuordnungen ("Sonstiges Verhältnis"):

    • Falls es sich um eine manuelle Zuordnung ("Sonstiges Verhältnis") handelt, und der Account noch nicht abgelaufen ist, setzen Sie als EDVV bitte das Ende-Datum neu.
    • Falls der Account bereits abgelaufen ist, fügen Sie als EDVV bitte eine neue manuelle Organisationszuordnung ohne Abhängigkeit hinzu.