Im Regelfall melden entweder BOKU-Wissenschafter*innen oder ausländische Institutionen konkrete Vertragswünsche an BOKU-International Relations. BOKU-International Relations prüfen dann

  • bereits bestehende Abkommen / Forschungsprojekte mit der ausländischen Institution
  • das Vorliegen der Kriterien für den Abschluss künftiger Kooperationsabkommen (je nach gewünschter Kategorie 1 - 3)

Bei Erfüllen aller Kriterien (bzw. in den Fällen in denen ein bereits bestehendes Kooperationsabkommen aufgrund einer zeitlichen Befristung zur Verlängerung ansteht)

  • kontaktiert BOKU-International Relations ggf. weitere BOKU-Wissenschafter*innen die ebenfalls in die Kooperation eingebunden werden könnten und
  • informiert das Rektorat + das Internationale Gremium über das Vorliegen eines begründeten Antrags auf ein Partnerschaftsabkommen
  • tritt - im Fall einer entsprechenden Empfehlung des Internationalen Gremiums und Entscheidung des Rektorates - in Vertragsverhandlungen mit der Partnerinstitution (auf Basis der Standard-Vertragstexte von BOKU-International Relations). Bei Bedarf werden in diese Vertragsverhandlungen die Rechtsabteilung der BOKU sowie andere BOKU-Angehörige (Studienservices, …) eingebunden.

Nach Abschluss der Vertragsverhandlungen wird von BOKU-International Relations der Vertrag dem Rektorat vorgelegt und die Originale zur Unterschrift an die Partneruniversität weitergeleitet.

In der darauffolgenden Sitzung des Internationalen Gremiums werden die Mitglieder des IG über abgeschlossene neue Verträge informiert. Weiters werden die Partnerschaftsabkommen bei BOKU-International Relations aufgelistet und über ähnliche Medien (e-Newsletter, Mobility Online sowie allfällige relevante Publikationen zB des ÖAD) bekanntgemacht.

Alle bestehenden Universitätskooperationsabkommen werden jährlich evaluiert in Hinblick auf

  • Einhaltung des geplanten Arbeitsprogramms
  • Laufzeit

Bei Nicht-Einhaltung des Arbeitsprogramms werden die zuständigen BOKU-Fachkoordinator*innen kontaktiert und der Grund für die Abweichungen eruiert. Im Falle einer kontinuierlichen Nicht-Einhaltung des Arbeitsprogramms ist die Kündigung des Kooperationsabkommens denkbar. Rechtzeitig vor Ende der Laufzeit werden bei gut funktionierenden Partnerschaften die notwendigen Maßnahmen zur Verlängerung des Vertrages gesetzt.

In einigen Ausnahmefällen (insbesondere bei Cotutelle-Doktoratsabkommen) äußern Studierende der BOKU oder von ausländischen Institutionen den Wunsch nach Partnerschaftsabkommen. In diesen Situationen wird dann genauestens geprüft, ob bereits Kontakte zu dieser Hochschuleinrichtung bestehen und ob sich BOKU-Angehörige als Fachkoordinator*innen zur Verfügung stellen.