Hilfestellung bei der Erstellung barrierefreier Dokumente

Barrierefreiheit für Dokumente bedeutet, dass der Zugang mit Hilfsmitteln aber ohne fremde Hilfe oder zumindest ohne besondere Erschwernisse möglich ist. Barrierefreiheit im Web bedeutet auch, dass Inhalte für alle Interessierten wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust gegenüber Veränderung gestaltet werden. 

für Word-Dokumente
  • Farben
    • Schriftfarbe: schwarz (Hervorhebungen kräftig und dunkel oder/und fettgedruckt)
    • Papierfarbe: weiß (oder leicht getönt)
  • Schrift
    • eine serifenlose Schriftart wird bevorzugt, da sie leichter lesbar ist (z.B. Arial, Calibri oder Tahoma)
    • Fettgedrucktes für Hervorhebungen verwenden
    • Formatvorlagen erleichtern das Erstellen
  • Absatz
    • Inhaltsverzeichnis auf Basis der Formatvorlage verwenden (verschafft Überblick)
    • einfache Aufzählungszeichen anstatt Sternchen oder anderen Symbolen
    • linksbündigen Fließtext anstatt Blocksatz (größere Abstände zwischen Wörtern können für diverse Programme zur Unterstützung problematisch werden)
    • Abstände und Tabulatoren über Formatvorlagen einstellen und Leerzeichen als Abstandhalter oder mehrere aufeinanderfolgende Leerzeichen tunlichst vermeiden
    • Textmarke und Querverweise mit den vorgesehenen Word-Funktionen einfügen
  • Bilder und Tabellen
    • Beschreibung für Tabellen oder Grafiken auch im Fließtext hinzufügen
    • Alternativtext für Bilder und Grafiken verwenden
  • Metainformationen
    • Titel für das Dokument erstellen (nähere Infos in der "Hilfestellung zur Erstellung barrierefreier Dokumente"
    • Kontrolle der korrekten Spracheinstellung des Dokuments
für Präsentationen
  • Farben
    • Schriftfarbe: schwarz (Hervorhebungen kräftig und dunkel oder/und fettgedruckt)
    • Hintergrundfarbe: weiß, leicht getönt oder Pastellfarben
    • Vermeiden von bunten Hintergründen
  • Schrift
    • große Schriftgröße verwenden
    • eine serifenlose Schriftart wird bevorzugt, da sie leichter lesbar ist (z.B. Arial, Calibri oder Tahoma)
    • Fettgedrucktes für Hervorhebungen verwenden
    • Formatvorlagen können gerne verwendet werden
  • Layout und Übergänge
    • Folienmaster für ein einheitliches Layout verwenden
    • einfache Übergänge wählen
    • Animationen vermeiden
  • Absatz
    • einfache Aufzählungszeichen anstatt Sternchen oder anderen Symbolen
    • Abstände und Tabulatoren über Formatvorlagen einstellen und Leerzeichen als Abstandhalter oder mehrere aufeinanderfolgende Leerzeichen tunlichst vermeiden
  • Bilder und Tabellen
    • verbale Beschreibung für Tabellen oder Grafiken immer in den Vortrag einbinden
    • Alternativtext für Bilder und Grafiken verwenden
    • verbundene Zellen vermeiden (nur einfache Tabellen mit Zeilen und Spalten)
in PDF konvertieren

Menüpunkt Acrobat - Grundeinstellungen - Einstellungen

  • Konvertieren der Dokumentinfo
  • PDF mit uneingeschränktem Funktionsumfang erstellen
  • Ein-/Ausgabehilfe und Umfließen durch Erstellen von Adobe PDF mit Tags aktivieren

Menüpunkt Acrobat - Grundeinstellungen - Sicherheit

  • Textzugriff für Screenreader/Bildschirmlesehilfen (für Sehbehinderte) aktivieren

Menüpunkt Acrobat - Grundeinstellung - Word

  • Querverweise und Inhaltsverzeichnise in Verknüpfung konvertieren
  • Fußnoten- und Endnotenverknüpfung konvertieren
  • erweiterte Tag-Einstellung konvertieren

Menüpunkt Acrobat - Grundeinstellungen - Lesezeichen

  • Word-Überschriften in Lesezeichen konvertieren

PDF-Dokument aufbereiten

  • Dokumentenbeschreibung einfügen
  • Lesezeichen und Tags erstellen
  • Alternativtext für Tabellen und Grafiken
  • Kontrolle der Leserichtung des PDF-Dokuments

Weiterführende Links mit Informationen, Tipps und Tutorials finden Sie nachfolgend, wie beispielsweise:

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft (FFG):

Schulungsunterlagen (PE) "Einführung in die Erstellung barrierefreier Dokumente (PDF)", DI Georg Edelmayer

Programme zum Erstellen von barrierefreien Dokumenten

Für BOKU-Mitrarbeiter*innen gibt es seit Dezember 2024 Plugins für Word und Powerpoint um daraus barrierefreie Dokumente nach PDF/UA zu erstellen. Details zur Installation und Anleitungen auf der Website der BOKU-IT.

Prüftools und Links zu weiteren Informationen

Prüftools: Hilfreiche und oft kostenlos verfügbare Tools geben einen ersten Überblick zur Barrierefreiheit von Websites und Apps, wie beispielsweise der PAC 2024 zur Überprüfung barrierefreier PDFs (https://pac.pdf-accessibility.org/de/herunterladen) oder der Colour Contrast Analyse zur Überprüfung der Kontraste (www.tpgi.com/color-contrast-checker)

Mehr Informationen bietet die Web Accessibility Evaluation Tools List laut W3C https://www.w3.org/WAI/ER/tools/?q=pdf-documents

Hinweis betreffend Taggen (Tags sind „Metadaten“ bzw. „Informationen“, in denen die Dokumentstruktur (z.B. Überschriften), Alternativen zu Nicht-Textelementen, Reihenfolge der verschiedenen Dokumentelemente (z. B. Bilder, Textblöcke, Spalten, Titel) beschrieben werden.): https://taggedpdf.com/

Weitere Informationen

Stiftung Einfach-für-Alle: www.einfach-fuer-alle.de/artikel/pdf-barrierefrei-umsetzen/

Microsoft (in EN): www.microsoft.com/en-us/accessibility/supplier-toolkit-resources

Adobe Website: https://helpx.adobe.com/at/acrobat/using/creating-accessible-pdfs.html

Adobe Acrobat Pro DC: https://www.youtube.com/watch?v=f2aMuZJnS0I

 

 

Fortbildung

Einführung in die Erstellung barrierefreie Dokumente
In den Bereichen "Lehre und Didaktik" und "Admin und Sicherheit" finden Sie Schulungsangebote zur Erstellung barrierefreier Dokumente und barrierefreier Lehr- und Lernunterlagen.

Hilfestellung zur Erstellung barrierefreier Dokumente

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