Barrierefreie Dokumente

• Farbe und Kontrast
  • Farbe und Kontrast sind wesentliche Kriterien eines barrierefreien Dokuments. Gemäß der Mindestanforderung, den WCAG der Stufe AA, sollte das Kontrastverhältnis 4,5:1 bzw. 3:1 für großen Text (18 pt oder 14 pt fett) sein.
• Schrift
  • eine serifenlose Schriftart wird bevorzugt, da sie leichter lesbar ist (z.B. Arial, Calibri oder Tahoma)
  • Fettgedrucktes für Hervorhebungen verwenden
  • Formatvorlagen erleichtern das Erstellen
• Absatz
  • Inhaltsverzeichnis auf Basis der Formatvorlage verwenden (verschafft Überblick)
  • einfache Aufzählungszeichen anstatt Sternchen oder anderen Symbolen
  • linksbündigen Fließtext anstatt Blocksatz (größere Abstände zwischen Wörtern können für diverse Programme zur Unterstützung problematisch werden)
  • Abstände und Tabulatoren über Formatvorlagen einstellen und Leerzeichen als Abstandhalter oder mehrere aufeinanderfolgende Leerzeichen tunlichst vermeiden
  • Textmarke und Querverweise mit den vorgesehenen Word-Funktionen einfügen
• Bilder und Tabellen
  • Beschreibung für Tabellen oder Grafiken auch im Fließtext hinzufügen
  • Alternativtext für Bilder und Grafiken verwenden
• Metainformationen
  • Titel für das Dokument erstellen (nähere Infos in der "Hilfestellung zur Erstellung barrierefreier Dokumente"
  • Kontrolle der korrekten Spracheinstellung des Dokuments

• Farbe und Kontrast
  • Damit Inhalte gut erkennbar sind, müssen sie einen ausreichenden Kontrast zum Hintergrund aufweisen.
  • Vermeiden von bunten Hintergründen.
  • Informationen dürfen nicht nur durch Farbe alleine kommuniziert werden.
• Schrift
  • große Schriftgröße verwenden
  • eine serifenlose Schriftart wird bevorzugt, da sie leichter lesbar ist (z.B. Arial, Calibri oder Tahoma)
  • Fettgedrucktes für Hervorhebungen verwenden
  • Formatvorlagen können gerne verwendet werden
• Layout und Übergänge
  • Folienmaster für ein einheitliches Layout verwenden
  • einfache Übergänge wählen
  • Animationen vermeiden
• Absatz
  • einfache Aufzählungszeichen anstatt Sternchen oder anderen Symbolen
  • Abstände und Tabulatoren über Formatvorlagen einstellen und Leerzeichen als Abstandhalter oder mehrere aufeinanderfolgende Leerzeichen tunlichst vermeiden
• Bilder und Tabellen
  • verbale Beschreibung für Tabellen oder Grafiken immer in den Vortrag einbinden
  • Alternativtext für Bilder und Grafiken verwenden
  • verbundene Zellen vermeiden (nur einfache Tabellen mit Zeilen und Spalten)

Menüpunkt Acrobat - Grundeinstellungen - Einstellungen

• Konvertieren der Dokumentinfo
• PDF mit uneingeschränktem Funktionsumfang erstellen
• Ein-/Ausgabehilfe und Umfließen durch Erstellen von Adobe PDF mit Tags aktivieren

Menüpunkt Acrobat - Grundeinstellungen - Sicherheit

• Textzugriff für Screenreader/Bildschirmlesehilfen (für Sehbehinderte) aktivieren

Menüpunkt Acrobat - Grundeinstellung - Word

• Querverweise und Inhaltsverzeichnise in Verknüpfung konvertieren
• Fußnoten- und Endnotenverknüpfung konvertieren
• erweiterte Tag-Einstellung konvertieren

Menüpunkt Acrobat - Grundeinstellungen - Lesezeichen

• Word-Überschriften in Lesezeichen konvertieren

PDF-Dokument aufbereiten

• Dokumentenbeschreibung einfügen
• Lesezeichen und Tags erstellen
• Alternativtext für Tabellen und Grafiken
• Kontrolle der Leserichtung des PDF-Dokuments

Metadaten in barrierefreien Dokumenten

Eine Sprachausgabe ist nur dann sinnvoll, wenn die Sprache korrekt erkannt wird. Metadaten liefern assistiven Technologien die notwendigen Informationen, um Dokumentinhalte richtig zu interpretieren und auszugeben.

Darüber hinaus sind Metadaten auch für alle Nutzer:innen hilfreich. Angaben wie Titel oder Autor:in erleichtern die Orientierung und das Wiederfinden von Dokumenten, insbesondere in umfangreichen Ablagen oder Cloud-Systemen.

Erforderliche Metadaten

Für barrierefreie Dokumente sind insbesondere folgende Angaben relevant:

• Titel – korrekte Anzeige beim Öffnen des Dokuments
• Sprache – für eine richtige Aussprache durch Screenreader
• Autor*in – die tatsächliche Verfasserin bzw. der Verfasser der Publikation

Titel

Beim Arbeiten mit mehreren geöffneten Dokumenten ist eine eindeutige Identifikation notwendig. Für Menschen mit Sehbeeinträchtigungen ist dies besonders wichtig.

Wird im Dokumentenfenster der Titel statt eines Dateinamens angezeigt, können Inhalte schneller und eindeutiger zugeordnet werden.

Beispiel:

• Dateiname: 2026-01-08_metDATA_Erklärung.pdf
• Titel: Was sind Metadaten?

Damit der Titel angezeigt wird, muss er in den Dokumentinformationen hinterlegt sein, beispielsweise bereits bei der Erstellung in Word.

Sprache

Falsche Spracheinstellungen führen zu unverständlicher Sprachausgabe. Daher muss die Hauptsprache des Dokuments korrekt definiert sein.
Auch Sprachwechsel innerhalb des Textes, etwa bei fremdsprachigen Begriffen, sind für eine korrekte Aussprache erforderlich.

Zusätzliche Metadaten sind optional. Sie unterstützen jedoch die Archivierung, Organisation und gezielte Suche nach Dokumenten.

Kennzeichnung von Tags und Artefakten

Eine logische Dokumentstruktur ist Voraussetzung für maschinenlesbare und damit barrierefreie Dokumente. PDFs mit einer solchen Struktur werden als Tagged PDFs bezeichnet. Dabei werden Überschriften, Absätze und weitere Elemente so ausgezeichnet, dass sie von assistiven Technologien korrekt interpretiert werden können.

Grundlage hierfür ist die eindeutige Zuweisung von Tags und Artefakten.

Tags

Tags kennzeichnen inhaltsrelevante Elemente und liefern assistiven Technologien zusätzliche Informationen zur Struktur des Dokuments. Wichtige Tags sind unter anderem:

• Überschrift
• Absatz
• Liste
• Tabelle
• Abbildung
• Beschriftung

In Word können diese Tags durch die konsequente Verwendung von Formatvorlagen automatisch gesetzt werden.

Artefakte

Artefakte sind nicht inhaltsrelevante Objekte und gehören nicht zur logischen Lesereihenfolge. Dazu zählen beispielsweise Kopf- und Fußzeilen oder rein dekorative Abbildungen.

Grundsätze barrierefreier Dokumente

Für barrierefreie Dokumente sind insbesondere folgende Punkte zu beachten:

• Strukturierung durch korrekte Formatvorlagen
• Erfassung zentraler Metadaten wie Titel und Sprache
• Aussagekräftig beschriftete Hyperlinks
• Alternativtexte für grafische und audiovisuelle Inhalte
• Übersichtliche Tabellen mit Zeilen- und/oder Spaltenüberschriften

Barrierefreie Tabellen gestalten

Tabellen dienen der übersichtlichen Darstellung von Daten. Damit assistive Technologien Tabelleninhalte korrekt erfassen und wiedergeben können, müssen bestimmte Gestaltungsregeln eingehalten werden.

Auf dieser Seite sind die wichtigsten Anforderungen zusammengefasst.

Tabellen beschreiben

Ohne geeignete Metainformationen können Tabellen von assistiven Technologien nicht zuverlässig interpretiert werden. Daher sollten Tabellen stets folgende Angaben enthalten:

• Spalten- und/oder Zeilenüberschriften
• Eine aussagekräftige Tabellenbeschriftung
• Einen Alternativtext

Diese Informationen ermöglichen es Nutzer:innen, den Inhalt und Zweck der Tabelle zu erfassen, bevor die eigentlichen Daten gelesen werden.

Tabellen strukturieren

Zentrale Bestandteile einer barrierefreien Tabelle sind korrekt ausgezeichnete Spalten- und Zeilenüberschriften. Assistive Technologien lesen Tabellen zellenweise aus und ordnen jeder Zelle die zugehörigen Überschriften zu. Nur so bleibt der inhaltliche Zusammenhang der Daten erhalten.

Links gestalten

Links verweisen auf weitere Informationsquellen. Aus der Linkbeschriftung muss eindeutig hervorgehen, welches Ziel oder welcher Zweck mit dem Link verbunden ist.

Im Folgenden sind die grundlegenden Anforderungen an barrierefreie Links zusammengefasst.

Barrierefreie Links

Ein Link gilt als barrierefrei, wenn er auch außerhalb des umgebenden Textes verständlich ist und das Linkziel oder den Zweck eindeutig beschreibt.

Gestaltungsregeln für Links

Bei der Gestaltung von Links sind folgende Punkte zu beachten:

• Vermeiden Sie nichtssagende Linktexte wie „Klicken Sie hier“, „mehr“, „hier“ oder „weiter“ sowie reine URL-Angaben.
• Links müssen visuell eindeutig als solche erkennbar sein. Sie dürfen nicht ausschließlich über Farbe unterschieden werden. Eine zusätzliche Hervorhebung, z. B. durch Unterstreichung, ist empfehlenswert.
• Links müssen technisch korrekt als Links ausgezeichnet sein, damit Screenreader sie erkennen können. In Word wird ein Link in der Regel durch Eingabe eines Leerzeichens nach der URL automatisch aktiviert.
• Mehrere unmittelbar aufeinanderfolgende Links sollten klar voneinander getrennt und vorzugsweise als Liste dargestellt werden.
• Zusammengehörige Links sollten zur besseren Orientierung ebenfalls in Listen gruppiert werden.