Barrierefreie Dokumente

Barrierefreie Dokumente - Informationen und Hilfestellungen

Barrierefreie Dokumente brdeuten, dass sie technisch und inhaltlich so gestaltet sind, dass sie für möglichst viele Menschen (mit und ohnen Behinderungen) ohne besondere Erschwernisse zugänglich und somit ein Vorteil für ALLE sind!

Barrierefreie Dokumente weisen eine klare Struktur und Gliederung auf womit Informationen und Inhalte übersichtlicher und somit besser verständlich gemacht werden. Weiteres ermöglichen barrierefreie Dokumente den Nutzer*innen, Hilfssoftware einzusetzen. So kann eine Vorlesefunktion nicht nur für Menschen mit Sehbehinderung hilfreich sein sondern auch für Menschen mit Legasthenie Texte zu erfassen. Ebenso können Personen mit Konzentrationsschwierigkeiten oder eingeschränkten Sprachkenntnissen von der Sprachausgabe profitieren.
Für blinde und sehbehinderte Menschen sind Texte meistens nur mit spezieller Software (sogenannten Screenreader) zugänglich. Diese Programme können neben Textinhalten auch grafische Elemente oder Symbole auslesen. Voraussetzung ist allerdings, dass die Vorlage barrierefrei gestaltet ist. Unabhängig von einer verbesserten Zugänglichkeit der Dokumente gibt es rechtliche Grundlagen zur Inklusion und damit eine Verantwortung der Hochschule, Barrieren abzubauen.

Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten Regeln für die Erstellung barrierefreier Dokumente.

für Word-Dokumente

Farben
- Schriftfarbe: schwarz (Hervorhebungen kräftig und dunkel oder/und fettgedruckt)
- Papierfarbe: weiß (oder leicht getönt)
Schrift
- eine serifenlose Schriftart wird bevorzugt, da sie leichter lesbar ist (z.B. Arial, Calibri oder Tahoma)
- Fettgedrucktes für Hervorhebungen verwenden
- Formatvorlagen erleichtern das Erstellen
Absatz
- Inhaltsverzeichnis auf Basis der Formatvorlage verwenden (verschafft Überblick)
- einfache Aufzählungszeichen anstatt Sternchen oder anderen Symbolen
- linksbündigen Fließtext anstatt Blocksatz (größere Abstände zwischen Wörtern können für diverse Programme zur Unterstützung problematisch werden)
- Abstände und Tabulatoren über Formatvorlagen einstellen und Leerzeichen als Abstandhalter oder mehrere aufeinanderfolgende Leerzeichen tunlichst vermeiden
- Textmarke und Querverweise mit den vorgesehenen Word-Funktionen einfügen
Bilder und Tabellen
- Beschreibung für Tabellen oder Grafiken auch im Fließtext hinzufügen
- Alternativtext für Bilder und Grafiken verwenden
Metainformationen
- Titel für das Dokument erstellen (nähere Infos in der "Hilfestellung zur Erstellung barrierefreier Dokumente"
- Kontrolle der korrekten Spracheinstellung des Dokuments

für Präsentationen

Farben
- Schriftfarbe: schwarz (Hervorhebungen kräftig und dunkel oder/und fettgedruckt)
- Hintergrundfarbe: weiß, leicht getönt oder Pastellfarben
- Vermeiden von bunten Hintergründen
Schrift
- große Schriftgröße verwenden
- eine serifenlose Schriftart wird bevorzugt, da sie leichter lesbar ist (z.B. Arial, Calibri oder Tahoma)
- Fettgedrucktes für Hervorhebungen verwenden
- Formatvorlagen können gerne verwendet werden
Layout und Übergänge
- Folienmaster für ein einheitliches Layout verwenden
- einfache Übergänge wählen
- Animationen vermeiden
Absatz
- einfache Aufzählungszeichen anstatt Sternchen oder anderen Symbolen
- Abstände und Tabulatoren über Formatvorlagen einstellen und Leerzeichen als Abstandhalter oder mehrere aufeinanderfolgende Leerzeichen tunlichst vermeiden
Bilder und Tabellen
- verbale Beschreibung für Tabellen oder Grafiken immer in den Vortrag einbinden
- Alternativtext für Bilder und Grafiken verwenden
- verbundene Zellen vermeiden (nur einfache Tabellen mit Zeilen und Spalten)

in PDF konvertieren

Menüpunkt Acrobat - Grundeinstellungen - Einstellungen

Konvertieren der Dokumentinfo
PDF mit uneingeschränktem Funktionsumfang erstellen
Ein-/Ausgabehilfe und Umfließen durch Erstellen von Adobe PDF mit Tags aktivieren

Menüpunkt Acrobat - Grundeinstellungen - Sicherheit

Textzugriff für Screenreader/Bildschirmlesehilfen (für Sehbehinderte) aktivieren

Menüpunkt Acrobat - Grundeinstellung - Word

Querverweise und Inhaltsverzeichnise in Verknüpfung konvertieren
Fußnoten- und Endnotenverknüpfung konvertieren
erweiterte Tag-Einstellung konvertieren

Menüpunkt Acrobat - Grundeinstellungen - Lesezeichen

Word-Überschriften in Lesezeichen konvertieren

PDF-Dokument aufbereiten

Dokumentenbeschreibung einfügen
Lesezeichen und Tags erstellen
Alternativtext für Tabellen und Grafiken
Kontrolle der Leserichtung des PDF-Dokuments

Weiterführende Links mit Informationen, Tipps und Tutorials finden Sie nachfolgend, wie beispielsweise:

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft (FFG):

Schulungsunterlagen (PE) "Einführung in die Erstellung barrierefreier Dokumente (PDF)", DI Georg Edelmayer

Programme zum Erstellen von barrierefreien Dokumenten

Für BOKU-Mitarbeiter*innen gibt es seit Herbst 2024 Plugins für Word und Powerpoint um daraus barrierefreie Dokumente nach PDF/UA zu erstellen. Details zur Installation und Anleitungen auf der Website der BOKU-IT.

Prüftools und Links zu weiteren Informationen

Prüftools: Hilfreiche und oft kostenlos verfügbare Tools geben einen ersten Überblick zur Barrierefreiheit von Websites und Apps, wie beispielsweise der PAC 2024 zur Überprüfung barrierefreier PDFs (https://pac.pdf-accessibility.org/de/herunterladen) oder der Colour Contrast Analyse zur Überprüfung der Kontraste (www.tpgi.com/color-contrast-checker)

Mehr Informationen bietet die Web Accessibility Evaluation Tools List laut W3C https://www.w3.org/WAI/ER/tools/?q=pdf-documents

Hinweis betreffend Taggen (Tags sind „Metadaten“ bzw. „Informationen“, in denen die Dokumentstruktur (z.B. Überschriften), Alternativen zu Nicht-Textelementen, Reihenfolge der verschiedenen Dokumentelemente (z. B. Bilder, Textblöcke, Spalten, Titel) beschrieben werden.): https://taggedpdf.com/

Weitere Informationen

Stiftung Einfach-für-Alle: www.einfach-fuer-alle.de/artikel/pdf-barrierefrei-umsetzen/

Microsoft (in EN): www.microsoft.com/en-us/accessibility/supplier-toolkit-resources

Adobe Website: https://helpx.adobe.com/at/acrobat/using/creating-accessible-pdfs.html

Adobe Acrobat Pro DC: https://www.youtube.com/watch?v=f2aMuZJnS0I