Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für die E-Learning-Systeme der BOKU (Software: Moodle)

Allgemeines

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Die Universität für Bodenkultur Wien (BOKU) legt Wert darauf, die Privatsphäre der Nutzer*innen ihrer Website zu schützen. Die BOKU verarbeitet Daten daher ausschließlich im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG). Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch oder bei der Nutzung der E-Learning-Systeme der BOKU sowie beim Abruf der dort bereitgestellten Inhalte erhoben werden, zu welchen Zwecken die BOKU diese Daten verarbeitet und wie die BOKU mit diesen Daten umgeht. Sie gilt derzeit für folgende Moodle-Instanzen samt zugehörigen Domains: BOKUlearn (learn.boku.ac.at), EBUlearn (ebu-learn.ac.at) und EPICURlearn (epicurlearn.boku.ac.at).

Zweck der Datenverarbeitung

Die E-Learning-Systeme der BOKU basieren auf der Open-Source-Software Moodle. Die Plattformen ermöglichen es Lehrenden, Mitarbeiter*innen, Studierenden sowie Gästen und Partner*innen der BOKU, kollaborativ Online-Kurse zu erstellen und zu bearbeiten. Sie ergänzen dabei das Campusmanagement-System BOKUonline mit Funktionalitäten zur Abwicklung elektronisch unterstützter Lehrveranstaltungen. Lehrende und Lernende an der BOKU können dabei ihre Kurse mit Online-Ressourcen und E-Learning-Modulen wie etwa Tools zur Kommunikation, Terminkoordination sowie Leistungsüberprüfung erweitern. Um die Berechtigung für das Betrachten, Nutzen und Bearbeiten von Inhalten auf der Plattform zu überprüfen, ist es notwendig, dass sich Benutzer*innen in der jeweiligen Plattform mit persönlichen Zugangsdaten anmelden. Die Stammdaten der Benutzerin*des Benutzers müssen gespeichert werden, damit von ihr/ihm erstellte Elemente diesen Benutzer*innen für die fortlaufende Weiterverarbeitung zugeordnet werden können.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitungen für die Nutzung der E-Learning-Systeme der BOKU basieren auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO sowie § 3 Universitätsgesetz 2002.

Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten

Beim Besuch der Website erhobene Daten/Logfiles:

Bei Aufrufen der E-Learning-Systeme der BOKU werden jene Daten erhoben, die bei Nutzung des Webangebots automatisch übermittelt werden. Diese Daten werden in Server-Logfiles und Systemen zur Fehleranalyse protokolliert. Dabei handelt es sich um folgende Daten:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Vollständiger Name der Benutzerin*des Benutzers
• Ggf. Name der betroffenen Benutzerin*des betroffenen Benutzers (z.B. Lehrperson ruft die Bewertung einer*s Studierenden auf)
• Ereigniskontext (z.B. Kurs oder Kernsystem)
• Komponente (z.B. Aktivität, Material etc.)
• Technischer Ereignisname
• Beschreibung zum technischen Ereignisnamen
• Herkunft (Web oder cli)
• IP-Adresse des anfragenden Rechners

Die Logdaten werden für einen Zeitraum von 365 Tagen gespeichert. Sie enthalten obige Daten, um eine Zuordnung der Nutzer*innen zu einem Lernkontext zu ermöglichen. Die BOKU verarbeitet diese Informationen zum Zwecke der Erstellung von anonymisierten Nutzungsstatistiken.

Rechtsgrundlage für die Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um den ordnungsgemäßen Betrieb der Lernplattformen zu gewährleisten sowie um die Leistungsfähigkeit der Website zu überwachen. Zudem dienen die Daten zur Nachverfolgbarkeit des Lernfortschritts in Online-Kursen.

Kategorien von verarbeiteten personenbezogenen Daten bei den E-Learning-Systemen der BOKU

Die E-Learning-Systeme der BOKU übernehmen bzw. synchronisieren bei jedem Login für alle Benutzer*innen (ausgenommen manuell erstellte Benutzer*innen-Accounts, welche nach entsprechender Beantragung durch BOKU-Organisationseinheiten durch das E-Learning-Team erstellt werden können) folgende personenbezogene Daten aus dem Campusmanagement-System BOKUonline:

• Identifikationsnummer
• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Matrikelnummer (bei Studierenden)
• Zugeordnete Lehrveranstaltungen und Kursrollen (Lehrende, Studierende, Tutor*innen,  Sachbearbeiter*innen)

Für Personen, die nicht der Gruppe der Studierenden bzw. Mitarbeiter*innen der BOKU angehören, können für spezielle Zwecke (z. B. Projektzusammenarbeit) manuelle Accounts für die E-Learning-Systeme der BOKU erstellt werden. Dabei müssen zumindest Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse der Benutzer*innen erfasst werden. Die betreffende Anfrage auf Account-Erstellung wird von Mitarbeiter*innen der BOKU per E-Mail an e-learning@boku.ac.at eingebracht. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit für Lehrende, einen sogenannten Gastzugang für ihren jeweiligen Kurs in einem E-Learning-System der BOKU zu aktivieren (ggf. mit Passwort), um Gästen (d. h. Personen ohne Account für dieses E-Learning-System) beschränkte Leserechte im Kurs zu verschaffen.

Weitere in den E-Learning-Systemen der BOKU zu Personen gespeicherte Daten

• Datum und Uhrzeit des letzten Zugriffs auf den Kurs
• Datum und Uhrzeit sowie die Art der Zugriffe auf Aktivitäten und Materialien in Kursen
• Kurseinschreibung (Datum, Rolle im Kurs, Einschreibungstyp, Zuordnung zu Department/Institut)
• Erhaltene und/oder vergebene Bewertungen in angemeldeten Kursen
• Daten zur Nutzung von Lernaktivitäten und Materialien (z.B. Dateiabgaben, Testversuche, Bewertungen, Datum, Feedback, Zugriffe, Anwesenheiten, Gruppenzuteilungen, Kalendertermine, Wiki-Einträge, Abschlussdaten)
• Kommunikationsdaten (z.B. verfasste und gelesene Forenbeiträge, Mitteilungen, Liste der Kontakte, Chat-Nachrichten, Abstimmungen, Kommentare)
• Persönliche Profilfelder, wenn von User*innen freiwillig eingetragen: Stadt, Land, Zeitzone, Beschreibung, Nutzerbild, Weitere Namen, Persönliche Interessen, Institution, Abteilung, Telefon, Mobiltelefon, Adresse. Diese freiwilligen Angaben können jederzeit selbst wieder geändert und gelöscht werden.

Cookies

Die E-Learning-Systeme der BOKU verwenden sogenannte „Cookies“. Dabei handelt es sich um kleine Dateneinheiten, die beim Besuch der E-Learning-Systeme am Endgerät der Nutzer*innen gespeichert werden. So können sich die Systeme bestimmte Eingaben und Einstellungen, z. B. den Login, über einen bestimmten Zeitraum merken, solange das jeweilige Cookie gespeichert ist.

Die E-Learning-Systeme der BOKU verwenden Cookies insbesondere für das Login, um die Darstellung für authentifizierte Nutzer*innen anzupassen und die Nutzung so bequem wie möglich zu machen. Cookies können jederzeit über die entsprechenden Einstellungen des Webbrowsers gelöscht werden. Ferner können Cookies über die jeweiligen Browsereinstellungen generell deaktiviert werden, wobei dies zu Einschränkungen der Nutzungsmöglichkeiten der E-Learning-Systeme der BOKU führen kann. Das Cookie namens MoodleSession muss erlaubt sein, um in den E-Learning-Systemen der BOKU beim Wechsel von Seite zu Seite angemeldet zu bleiben.

Upload von Lernmaterialien

In den E-Learning-Systemen der BOKU können Dateien zu Lernzwecken (z.B. Materialien) hochgeladen werden.

Datensicherheit

Die BOKU setzt geeignete und angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um die Daten der Nutzer*innen vor zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung, vor Verlust und vor Zugriff durch Unbefugte zu schützen.

Die personenbezogenen Daten der Nutzer*innen werden nahezu ausschließlich innerhalb der Lernplattform gespeichert und verarbeitet. Es erfolgt eine Weitergabe an Dritte für einzelne ausgewählte Online-Kurse zu Lern- und Lehrzwecken. Diese erfolgt ggf. durch die jeweiligen Lehrenden durch Einbindung externer Tools. Die jeweiligen Datenschutzvereinbarungen sind dabei von den Lehrenden in Kursen, in denen die Tools verwendet werden, zu hinterlegen.

Die oben erwähnte Weitergabe erfolgt ggf. an:

• Die E-Learning-Systeme der BOKU bieten ggf. eine Schnittstelle zu Zoom/Zoom Video Communications. Dabei wird das Nutzerprofilfeld „E-Mail-Adresse“ zur Verbindung mit der Zoom-API als Identifikator herangezogen. Die Voraussetzung dafür ist ein bereits bestehender bzw. aktivierter Account auf bokuvienna.zoom.us (siehe diesbezüglich „ZOOM - Information und Anleitungen“).
  Zweck: Kommunikation in Videokonferenzen
• Die E-Learning-Systeme der BOKU beinhalten weiters ggf. eine Schnittstelle zu diesen Externen Tools:
  • Matlab Grader sowie JupyterHub.
    Zweck: Bereitstellung einer interaktiven Lehr- und Lernumgebung (Durchführung von komplexen Programmieraufgaben und deren Beurteilung).
  • Pearson MyLab Chemie.
    Zweck: Bereitstellung von digitalen Lehrmaterialien (eine multimedial und didaktisch aufbereiteten Wissenssammlung zum Fach Chemie).

Zur Überprüfung der Barrierefreiheit können Lehrende das in Moodle integrierte Tool „Brickfield Accessibility Starter Toolkit“ verwenden. Dabei werden keine personenbezogenen Daten weitergegeben.

Kategorien von Empfänger*innen der personenbezogenen Daten

Die E-Learning-Systeme der BOKU dienen der Lehre im Rahmen der Ziele der BOKU. Es ist daher notwendig und entspricht dem Sinn und Zweck der Plattformen, dass die Nutzer*innen einander fallweise innerhalb von Online-Kursen erkennen können, um den Austausch im Lernprozess zu ermöglichen (z.B. hinsichtlich der Kommunikation in „Foren“ oder der Gruppenfindung mittels der Aktivität „Gruppenverwaltung“). Auch verfügen die E-Learning-Systeme über eine Teilnehmer*innen-Liste zu jedem Kurs sowie über ein integriertes Rollen-Management, womit anhand verschiedener systemweit definierter Rollen (Teacher, Hidden Teacher, Tutor, Course Creator, Student etc.) der Zugriff der Teilnehmer*innen auf Kursunterlagen und Kursinformationen gesteuert wird.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung, Widerspruchsrecht und Beschwerdemöglichkeit bei der Datenschutzbehörde

Nutzer*innen können jederzeit gemäß den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen, insbesondere den Artikel 15 bis 21 DSGVO, Auskunft über sie betreffende personenbezogene Daten verlangen, sowie unrichtige Daten berichtigen oder löschen lassen oder die Einschränkung der Verarbeitung verlangen bzw. der Verwendung ihrer Daten widersprechen.

Entsprechende Anfragen können an die im Abschnitt „Kontaktdaten“ angegebene Stelle gerichtet werden.

Nutzer*innen haben ferner nach § 24 des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) das Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzbehörde, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder gegen das 1. oder 2. Hauptstück des DSG verstößt.

Verweise auf externe Webseiten (externe Links)

Die E-Learning-Systeme der BOKU können Links zu externen Websites, also Websites Dritter, enthalten. Die BOKU hat jedoch keinen Einfluss auf deren Inhalte und die Datenschutzstandards solcherart verlinkter Seiten. Eine Haftung seitens der BOKU für externe Links ist daher ausgeschlossen.

Kontaktdaten

Verantwortliche

Universität für Bodenkultur Wien
Gregor-Mendel-Straße 33
1180 Wien

Datenschutzbeauftragte*r

Muthgasse 11/2
1190 Wien
datenschutz@boku.ac.at

Allgemeine sowie weiterführende Informationen zum Thema Datenschutz an der BOKU finden Sie unter www.boku.ac.at/datenschutz .

Ansprechperson für die E-Learning-Systeme der BOKU

Abteilung E-Learning und Didaktik/ E-Learning-Team
Muthgasse 11/B-02-17
1190 Wien
e-learning(at)boku.ac.at