BOKU Notfallplancheckliste auf Dienstreisen | Emergency plan for business trips

[English version below]

Das Rektorat bittet um Kenntnisnahme und Beachtung folgender Änderungen für die Notfallplancheckliste auf Dienstreisen:

1) Neue Reisewarnstufen des BMeIA:
Statt bisher sechs gibt es seit 1.10.2025 nur mehr vier Warnstufen. Reisewarnung entspricht jetzt Stufe 4; Stufe 3 bedeutet erhöhtes Sicherheitsrisiko. Daher sind ab sofort Reisen in Länder / Regionen von Ländern, in denen Stufe 3 gilt, von VR Mannsberger freizugeben, damit Deckung durch die CHUBB-Reiseversicherung gegeben ist.
Konkret ist dafür folgender Ablauf vorgesehen: Bei Reisen, die über Stipendien des BOKU-IR laufen (zB Erasmus+, KUWI oder Ähnliches), muss der/die Reisende den/die zuständige BOKU-IR Sachbearbeiter*in auf Stufe 3 aufmerksam machen; daraufhin kontaktiert BOKU-IR VR Mannsberger, ersucht um Freigabe und informiert anschliessend die Reisenden. Bei anders finanzierten Dienstreisen in Länder/Regionen von Ländern der Stufe 3 werden die Reisenden darum gebeten, ein E-Mail an folgende E-Mail-Adresse zu schicken mit folgenden Angaben: 
* Reiseziel und Dauer der Reise
* detailliertes Besuchsprogramm/Reiseablauf
* Angabe, ob das Land/diese Universität von den Reisenden schon öfter besucht wurde oder ob es die erste Reise dorthin ist
* Übersicht über getroffene Sicherheitsvorkehrungen (zB: Kontakt mit den österreichischen Vertretungsbehörden vor Ort, durchgehende Begleitung durch Personal der dortigen Universität/von dortigen Sicherheitskräften oder Ähnliches)

Das Wissenssicherheitsteam kontaktiert dann wiederum VR Mannsberger zwecks Entscheidung und informiert anschliessend die Reisenden.

2) Durchführung von Masterarbeiten/Dissertationen im Ausland:
Wenn Studierende für ihre Masterarbeit/Dissertation im Ausland forschen bzw. mit Dienstreiseauftrag unterwegs sind, und dies nicht über BOKU-IR-Stipendien erfolgt, ist eine Bestätigung des/der Betreuers*in notwendig, damit die CHUBB-Reiseversicherung greift. Eine Vorlage für diese Bestätigung ist nun auf der Notfallplan-Website downloadbar; diese Bestätigung soll zusammen mit dem Notfallkuvert und der Datenschutz-Einverständniserklärung am Institut des*der Betreuers*in hinterlegt werden. 
Falls diese Studierenden eine BOKU-Notfallkarte beantragen wollen, ist eine Kopie dieser Bestätigung sowie der Bestätigung der Anmeldung der Masterarbeit/Dissertation an folgende E-Mail-Adresse zu mailen; dann wird die Notfallkarte ausgestellt.

[English version]

The Rectorate requests that you take note of and observe the following changes to the emergency plan checklist for business trips:

1) New travel warning levels from the Federal Ministry for European and International Affairs (BMeIA):
Instead of six, there are now only four warning levels since 1 October 2025. A travel warning now corresponds to level 4; level 3 means an increased security risk. Therefore, with immediate effect, trips to countries/regions of countries where level 3 applies must be approved by VR Mannsberger in order to be covered by BOKU's CHUBB travel insurance.
Specifically, the following procedure is envisaged: For trips covered by BOKU-IR scholarships (e.g. Erasmus+, KUWI or similar), the traveller must notify the responsible BOKU-IR administrator of level 3; BOKU-IR will then contact VR Mannsberger and request approval, and subsequently inform the travellers. For ‘other’ business trips that are funded by other means to Level 3 countries or regions of such countries, travellers are asked to send an email to providing the following details:  
* Destination and duration of the trip
* Detailed itinerary
* Whether the traveller has visited the country or university before, or whether this is their first trip there
* Overview of security measures taken (e.g. contact with the Austrian diplomatic missions on site, continuous escort by staff from the local university / local security forces or similar) 
The Knowledge Security Team will then contact Vice-Chancellor Mannsberger for a decision and subsequently inform the travellers.

2) Completion of master's/doctoral theses abroad:
If students are conducting research abroad for their master's/doctoral thesis or are travelling on business and this is not covered by BOKU-IR scholarships, confirmation from the supervisor is required for CHUBB travel insurance to apply. A template for this confirmation can now be downloaded from the emergency checklist website; this confirmation should be kept at the supervisor's institute together with the emergency envelope and the data protection consent form. 
If these students wish to apply for a BOKU emergency card, a copy of this confirmation and the confirmation of registration for the master's/doctoral thesis must be emailed to the following e-mail address; the emergency card will then be issued.