Studentische Mitarbeiter*innen, Tutor*innen sind für die Dauer ihrer Anstellung Mitarbeiter*innen des Instituts bzw. der Organisationseinheit, an der sie angestellt sind.

Mit 8. März 2022 trat eine Änderung für studentische Mitarbeiter*innen in Kraft:
Bisher musste das Mitarbeiter-Profil über einen von den EDV-Verantwortlichen ausgestellten PIN-Code aktiviert werden.
Ab sofort wird das Mitarbeiter-Profil für studentische Mitarbeiter*innen jedoch automatisch aktiviert, sobald die Voraussetzungen dafür gegeben sind.

Dies gilt nur für studentische Mitarbeiter*innen mit aktivem Studierenden-Account, für externe Personen muss zur Aktivierung vom EDVV ein PIN-Code vergeben werden.

Die Aktivierung des Mitarbeiterprofils hat mehrere Auswirkungen:

  • Suche nach Mitarbeiter*innen in BOKUonline ist erfolgreich.
  • Mails, die an Mailinglisten für alle Mitarbeiter*innen gesendet werden, werden zugestellt.
  • Zugriff auf Lohnzettel und Jahreslohnzettel ist über der BOKUonline-Visitenkarte möglich.
  • Zugriff auf Reisekostennachweise (=Abrechnungsprotokolle) ist möglich.
  • Bei Tutor*innen erfolgt automatisches Einschreiben in entsprechende BOKU learn Kurse in der Rolle "Tutor".

Anleitungen

Hier finden Sie als studentische*r Mitarbeiter*in Anleitungen für die nächsten Schritte, die je nach Ihrem Aufgabengebiet erforderlich sind.

EDV-Verantwortliche als primären Ansprechparter in IT-Fragen

Für alle Fragen zu IT-Angelegenheiten (z.B. spezielle Zugriffsrechte) sind die EDV-Verantwortlichen der jeweiligen Institute bzw. Organisationseinheiten die primären Ansprechpartner:

Allgemeine Informationen

BOKUcard

BOKUcard für Studierende und BOKUcard für Mitarbeiter*innen haben unterschiedliche Funktionen, Sie können über Ihre BOKUonline-Visitenkarte eine zusätzliche BOKUcard für Mitarbeiter*innen beantragen:

E-Mail

  • Als studentische*r Mitarbeiter*in können Sie selbständig über Ihre BOKUonline-Visitenkarte Ihre Standard-E-Mail-Adresse (= Absendeadresse, Haupt-E-Mail-Adresse) von Studierenden-E-Mail-Adresse ( ...@students.boku.ac.at) auf Mitarbeiter-E-Mail-Adresse ( ...@boku.ac.at ) umstellen.
     
    ACHTUNG: Die Änderung der Absendeadresse hat folgende Auswirkungen:
    • BOKUlearn: Sie können kurzfristig nicht mehr auf Ihre Kurse in BOKUlearn zugreifen und müssen einen Synchronisationslauf über Nacht abwarten.
    • BOKUdrive: Eine Änderung der Standard-Mail-Adresse (SMA) hat zur Folge, dass die Bibliotheken in BOKUdrive neu verbunden werden müssen.
      Bitte entscheiden Sie sich für eine Adresse, und stellen Sie diese selbständig über Ihre BOKUonline-Visitenkarte um. Wenn Sie dadurch nicht mehr auf Ihre Daten auf BOKUdrive zugreifen können, nehmen Sie bitte Kontakt mit der BOKU-IT Hotline via boku-it(at)boku.ac.at auf, Ihre Bibliotheken werden dann für Ihre neue Adresse eingetragen.
      Falls Freigaben von anderen Benutzer*innen für Sie gesetzt wurden, bitten Sie diese Benutzer*innen, die Freigaben erneut für Sie zu setzen.
    • Zoom: Loggen Sie mit der Mitarbeiteradresse auf https://bokuvienna.zoom.us ein, damit Sie eine Lizenz zugewiesen bekommen, siehe https://short.boku.ac.at/it-zoom  
      Sie können die mit der einen Adresse angelegten Meetings mit der anderen Adresse nicht mehr hosten, Sie könnten aber bei Notwendigkeit die andere Adresse als 'Alternativen Moderator' eintragen, siehe https://short.boku.ac.at/it-zoom-alternative-moderatoren
  • Unabhängig von der Absendeadresse können Sie über Ihre BOKUonline-Visitenkarte wählen, ob Ihre Mails an die
    Studierenden-Mailbox (https://students.boku.ac.at/ ) oder an die
    GroupWise-Mailbox für Mitarbeiter*innen (https://groupwise.boku.ac.at/ )
    zugestellt werden.
    Idealerweise werden Sie dazu von Ihren EDV-Verantwortlichen beraten.
    Beachten Sie, dass Mails an die interne GroupWise-Adresse unabhängig von dieser Einstellung immer in die GroupWise-Mailbox zugestellt werden: https://groupwise.boku.ac.at
    Überprüfen Sie daher regelmäßig auch Ihre GroupWise-Mailbox, oder richten Sie in GroupWise eine Weiterleitungsregel ein: https://short.boku.ac.at/it-groupwise-weiterleitungsregel , oder ändern Sie die Zustellung generell auf die GroupWise-Mailbox.
    Sie können auch den GroupWise Client installieren: https://short.boku.ac.at/it-groupwise-client-win 
    Eine Aufteilung von Studierenden- und Mitarbeitermails in getrennte Mailboxen ist leider nicht möglich.
  • Anleitungen zum Thema Mailing an der BOKU:

Speicherplatz

Je nach Ihren Aufgaben haben Sie möglicherweise Zugriff auch auf das Institutslaufwerk. Ansprechpartner sind hier die EDV-Verantwortlichen. Auf folgender Seite finden Sie einen Überblick über alle Speicherlösungen:

Drucken auf Kosten der Organisationseinheit

Soferne für Sie das Recht auf Drucken der Organisationseinheit aktiviert wurde, drucken Sie immer auf Kosten der OrgEH, unabhängig davon, oder Sie sich mit der BOKUcard für Studierende oder der BOKUcard für Mitarbeiter*innen oder mit Loginname&Passwort am BOKUprint-Gerät anmelden.

Trainingspass

Es kann einen Tag dauern, bis Sie auch Zugriff auf den Trainingspass und die Kurse für Mitarbeiter*innen haben. Bitte lesen Sie Hausordnung, Allgemeine Sicherheitsunterweisung, Compliance-Richtlinie und Datenschutzbestimmungen sorgfältig durch.

Informationen für Sekretariate, EDV-Verantwortliche, Lehrende

Ein Bitte an Sekretariate, EDV-Verantwortliche oder Lehrende, die studentische Mitarbeiter*innen und Tutor*innen zur Unterstützung am Institut willkommen heißen:

Ein häufiges Problem ist, dass Mails an die GroupWise-Adresse gesendet werden, die studentischen Mitarbeiter*innen aber nur in ihrer Studierenden-Mailbox nachsehen. Bitte informieren Sie Ihre studentischen Mitarbeiter*innen zu Dienstbeginn über folgende Checkliste für Tutor*innen, studentische Mitarbeiter*innen: 

Hier finden Sie ein PDF zum Ausdrucken, das Sie Ihren studentischen Mitarbeiter*innen z.B. bei der Vertragsunterzeichung aushändigen können:

Weiters finden Sie hier einen Mustertext, den Sie am besten kurz vor Beginn jedes Semesters verschicken können:

Sehr geehrte Kolleg*innen,

durch Ihre Mitwirkung an Lehrveranstaltungen des Instituts werden Sie automatisch ein Mitarbeiter-Profil aktiviert bekommen.

Ihre Login-Daten (Login-Name und Passwort) bleiben unverändert, im Prinzip entsteht dadurch kein Handlungsbedarf für Sie.

Allerdings gibt es einige Dinge zu beachten.
Ein häufiges Problem ist, dass Mitarbeiter*innen der Institute oder der Personalabteilung Ihnen Mails direkt an Ihre GroupWise-Mitarbeiter-Mailbox schicken. Mit Dienstbeginn werden Sie zwei Mailboxen haben, und Sie müssen sich aktiv darum kümmern, dass Sie auch die Mails in Ihrer Mitarbeiter-Mailbox lesen.

Bitte lesen Sie sich daher folgende Anleitungen genau durch:
https://short.boku.ac.at/it-studentischemitarbeiterinnen

Falls zu diesen Punkten Fragen auftauchen, melden Sie sich bitte am Institut
oder bei der BOKU-IT Hotline.