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Vor Beginn des physischen BIP-Teils


1. Bewerbung:
Sie bewerben sich um einen Platz im BIP bei der koordinierenden Institution, laut BIP-Ausschreibung.
Bewerbungsfrist: den Angaben der koordinierenden Hochschule entsprechend und spätestens 8 Wochen vor Beginn des BIPs.

2. Virtueller Teil:
Sie nehmen (in der Regel) vor Beginn des physischen Teils an einem virtuellen Seminar teil. Dieses ist verpflichtend und zwingende Voraussetzung für Ihrer Erasmus+ Förderfähigkeit.

3. Nominierung:
Sie erhalten bei Erfüllung aller notwendigen Voraussetzungen eine Nominierung für die Teilnahme am BIP in Form des Letter of acceptance.

4. Erasmus+ Stipendium:
Sie bewerben Sie um ein Erasmus+ Stipendium bei BOKU-IR.

 

Während des BIPs


5. Physischer Teil:
Sie nehmen am BIP physisch vor Ort teil.

6. Letter of attendance oder Transcript of Records:
Sie erhalten am letzten Tag des BIPs vor Ort von der koordinierenden Hochschule eine Bescheinigung über Titel, Dauer, Learning Outcome und erworbene ECTS.

6.1 ggf zusätzlich Confirmation of stay:
Sie erhalten am letzten Tag des BIPs vor Ort von der aufnehmenden Hochschule eine Aufenthaltsbestätigung in Form des Confirmation of stay, falls die aufnehmende Hochschule eine andere als die koordinierende Hochschule ist. (Normalerweise ist die koordinierende Hochschule auch aufnehmende Hochschule)

 

Nach Beendigung des BIPs


7. Einreichung der Abschlussdokumente:
Um die Erasmus+ Zuschüsse zu erhalten (taggenaue Abrechnung) reichen Sie bitte alle benötigten Abschlussdokumente bei BOKU-IR ein:

Abschlussdokumente

  • Letter of attendance / Transcript of records

  • ggf. zusätzlich: Confirmation of stay

  • EU-Survey (Link wird per Mail gesendet)

  • Top Up-Nachweise
    - ggfs. Green Travel Nachweis
    - ggf. Nachweise für das Geringere Chancen-Top Up

8. Auszahlung der Zuschüsse:

Sie bekommen Ihre Zuschüsse ausgezahlt, wenn Sie:

  • alle Bewerbungs- und Abschlussdokumente als Pdf eingereicht haben

  • am virtuellen und am physischen Teil des BIPs teilgenommen haben

Vergessen Sie nicht Ihren Auslandsaufenthalt bei Abschluss des Studiums im UHStat2 Formular anzugeben.

Vorzeitiger Abbruch eines BIPs

Sollten Sie Ihren Auslandsaufenthalt frühzeitig abbrechen müssen, verlieren Sie unter Umständen Ihre gesamte Erasmus+ Förderung bzw. bekommen sie nur teilweise ausgezahlt.

Bitte setzen Sie sich deswegen unbedingt VOR einem frühzeitigen Abbruch mit BOKU-IR in Kontakt und informieren sich über Ihre Optionen!

Bevor Sie wieder an die BOKU zurückkommen, benötigen Sie in jedem Fall die Aufenthaltsbestätigungen der aufnehmenden und koordinierenden Institutionen und müssen eine Online Umfrage der EU (wird Ihnen per Email zugeschickt) ausfüllen.

 

Versicherung

Eine Mobilität unter Erasmus+ beinhaltet keinen automatischen Versicherungsschutz. Dennoch ist dieser verpflichtend vorgesehen. Bitte sorgen Sie daher für ausreichenden internationalen Versicherungsschutz für die gesamte Dauer Ihres Auslandsaufenthaltes (Unfall-, Haftpflicht- und Krankenversicherung; darüber hinaus wird für die Dauer des Auslandsaufenthalts der Abschluss einer Zusatzversicherung empfohlen). Genauere Informationen finden Sie unter ÖH-Versicherung bzw. bei Ihrer Sozialversicherung (Stichwort: European Health Insurance Card), siehe unten.

Unfall- und Haftpflichtversicherung

Unfall- und Haftpflichtversicherung besteht grundsätzlich durch die Bezahlung des ÖH-Beitrags. Dieser Versicherungsschutz besteht auch bei der Absolvierung von Auslandssemestern in Europa für Unfälle oder Schäden, die im Rahmen Ihres Studiums (am Standort der Praktikumsinstitution bzw. am Weg dorthin, gilt jedoch nicht in der Freizeit) entstehen.

Infos zu Polizzennummern, Versicherungssummen sowie Schadensmeldungen sind auf der folgenden Webseite der ÖH BOKU zu finden.

Eine Versicherungsbestätigung kann bei der ÖH beantragt werden. Schicken Sie dafür eine Email (Betreff: Bestätigung) mit Inskriptionsbestätigung an  und folgenden Daten: Vor- und Nachname, aktuelle Wohnanschrift, Matrikelnummer und Name der Bildungseinrichtung.

ACHTUNG: Die ÖH Versicherung ist nur gültig, solange Sie an der BOKU inskribiert sind und der ÖH Beitrag bezahlt wurde (NICHT für Graduiertenpraktika).

Europäische Krankenversicherungskarte (EKVK)

Mit der Europäischen Krankenversicherungskarte/European Health Insurance Card (diese befindet sich auf der Rückseite der e-card) sind Sie in allen EU/EWR-Ländern sowie Island, Liechtenstein, Nordmazedonien, Schweiz und Serbien krankenversichert. Für Serbien ist zu beachten, dass Sie die EKVK dem für Ihren Aufenthaltsort in Betracht kommenden Sozialversicherungsträger vorlegen und in eine gültige Anspruchsbescheinigung umtauschen müssen. Überprüfen Sie die Gültigkeit Ihrer Karte vor Ihrem Auslandsaufenthalt und beachten Sie, dass alle Felder auf der Rückseite der e-card vollständig ausgefüllt sind. Wenn Sie keine gültige Krankenversicherungskarte besitzen, beantragen Sie rechtzeitig vor Reiseantritt bei Ihrem Krankenversicherungsträger die Ausstellung einer „Bescheinigung als provisorischer Ersatz für die EKVK“.

In der Türkei gilt die Europäische Krankenversicherungskarte nicht. Bitte informieren Sie sich daher beim Kundenservice der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK), ob die Möglichkeit für eine Krankenversicherung aufgrund von bilateralen Abkommen besteht.

Bitte informieren Sie sich zusätzlich zu den angeführten Infos selbständig über einen geeigneten und ausreichenden internationalen Versicherungsschutz vor Ihrem Auslandsaufenthalt und kontaktieren Sie im Vorfeld Ihre Gastinstitution, ob spezielle Versicherung für den Aufenthalt dort empfohlen werden.

Weitere Informationen zum Thema Versicherung erhalten Sie auch bei der ÖH BOKU, bei Ihrer Sozialversicherung bzw. bei Ihrer Gastinstitution.

Hinweis: Wir empfehlen eine private Zusatzversicherung.

Dieses Projekt wurde mit Unterstützung der Europäischen Kommission finanziert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung trägt allein der Verfasser; die Kommission haftet nicht für die weitere Verwendung der darin enthaltenen Angaben.

Beschwerdemanagement

Einsprüche gegen Abläufe bezügl. Stipendienvergabe: Für Einsprüche ist eine Mail mit ausführlicher Begründung an BOKU-International Relations zu senden. Die Erasmus+ Outgoing Koordinator*innen behandeln diesen Einspruch ehestmöglich und replizieren mit einer individuellen Bewertung und – wenn zutreffend – alternativen Lösungsvorschlägen. Bitte beachten Sie, dass BOKU-International Relations nur Beschwerden, die Abläufe in unserem eigenen Aufgabenbereich betreffen, behandeln kann.