Lösch- und Aufbewahrungsfristen

Informationen zu den Lösch- und Aufbewahrungsfristen

Allgemeines

Personenbezogene Daten dürfen nur so lange verarbeitet werden, wie sie für den jeweils konkreten Zweck benötigt werden. Wenn der Zweck nicht mehr besteht, müssen diese gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen oder sonstigen Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen. Wie lange das jeweils ist, muss immer im Einzelfall ermittelt werden. Dabei sind je nach Datenart einerseits gesetzliche Fristen für die Aufbewahrung, andererseits die Einschränkungen des Datenschutzgesetzes zu beachten. Eine unbegrenzte Aufbewahrung ist nicht zulässig. Im Folgenden werden die wichtigsten Aufbewahrungs- und Löschfristen des universitären Betriebes dargestellt. Diese Aufzählung ist jedenfalls nicht abschließend und wird laufend erweitert.

Aufbewahrungspflicht für universitätsspezifische Daten

Aufbewahrung von universitätsspezifischen Daten (§ 53 UG)

Aufbewahrungspflicht für folgende Prüfungsdaten gemäß § 9 Z 15 des Bildungsdokumentationsgesetzes

  1. die Bezeichnung von Prüfungen oder das Thema der wissenschaftlichen oder künstlerischen Arbeiten,
  2. die vergebenen ECTS-Anrechnungspunkte,
  3. die Beurteilung,
  4. die Namen der Prüfer*innen oder der Beurteiler*innen,
  5. das Datum der Prüfung oder der Beurteilung sowie
  6. der Name und die Matrikelnummer der oder des Studierenden.
 80 Jahre           

Beurteilungsunterlagen und Prüfungsprotokolle

Beurteilungsunterlagen (insbesondere Gutachten, Korrekturen schriftlicher Prüfungen und Prüfungsarbeiten) und Prüfungsprotokolle
(§ 79 Abs 3 und 4 UG)		 mindestens 6 Monate
ab Bekanntgabe der Beurteilung, sofern den Studierenden nicht ausgehändigt
Beurteilungsunterlagen von Bachelor-, Diplom- und Masterarbeiten sowie Dissertationen (insbesondere Gutachten und Korrekturen)
(§ 84 Abs 1 UG)		 mindestens 6 Monate
ab Bekanntgabe der Beurteilung, sofern den Studierenden nicht ausgehändigt

 

Wählerinnen- und Wählerverzeichnisses bei ÖH Wahlen

Daten zur Erstellung eines Wählerinnen- und Wählerverzeichnisses in Bezug auf ÖH Wahlen gemäß § 43 Abs 5 und 6 Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetz 2014 iVm Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftswahlordnung 2014Bis zur rechtskräftigen Feststellung des Wahlergebnisses

Sozialversicherungsnummer

Aufbewahrung der Sozialversicherungsnummer bzw. das Ersatzkennzeichen gemäß § 3 iVm 8 Abs 5 Bildungsdokumentationsgesetz2 Jahre ab Abgang von der Bildungseinrichtung

Abgekürztes Berufungsverfahrens für Universitätsprofessor*innen

Daten, die im Rahmen eines abgekürzten Berufungsverfahren für Universitätsprofessorinnen*Universitätsprofessoren erhoben werden gemäß § 99 Abs 7 Universitätsgesetz Bis zur Durchführung einer Evaluierung, die im Abstand von 5 Jahre durchzuführen ist

 

 

Archivgut

Daten, die Archivgut nach dem Bundesarchivgesetz sindUnbefristete Aufbewahrung

Rückzahlungsansprüche von Studienbeihilfebeträgen

Verjährungsfrist für Rückzahlungsansprüche von Studienbeihilfebeträgen3 Jahre ab Zahlung der letzten, gesetzlich nicht gebührenden, Studienbeihilfenrate
(ACHTUNG: Diese Frist ist gehemmt, wenn sich der Verpflichtete im Ausland befindet)

Verjährungsfristen im Arbeitsrecht

Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses gemäß § 1163 iVm § 1478 ABGB 30 Jahre
Forderungen der Dienstnehmerin*des Dienstnehmers sowie Forderungen des Dienstgebers auf Entgelt, Vorschuss und sämtliche anderen Ansprüche aus dem Dienstverhältnis gemäß § 1153 ff iVm 1486 ABGB 3 Jahre
Regressansprüche des Dienstgebers gegenüber der Dienstnehmerin*dem Dienstnehmer aufgrund eines Schadenersatzes aus der Dienstnehmerhaftpflicht gemäß § 6 DHG iVm § 1489 ABGB 3 Jahre
Haftung für Abfertigungsansprüche und Betriebspensionen bei Betriebsübergang gemäß § 6 Abs 2 AVRAG 5 Jahre
Verjährungsfrist der Feststellung der Zahlungpflicht von Sozialversicherungsbeiträgen gemäß § 68 ASVG 3 bzw 5 Jahren
Verjährung von Entgeltforderungen des Dienstnehmers gemäß § 1486 Z 5 ABGB 3 Jahre
Verfall von Ersatzansprüchen des Arbeitgebers bzw der Arbeitnehmerin*des Arbeitnehmers aus einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses gemäß § 34 AngG, § 1162d ABGB, §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1a GlbG 6 Monate
Ansprüche auf Ersatz von allfälligen Vorstellungskosten nach § 1486 Z 5 ABGB 3 Jahre
Ansprüche der Arbeitnehmerin*des Arbeitnehmers auf Entgelt oder auf Auslagenersatz sowie des Arbeitgebers wegen darauf gewährter Vorschüsse nach § 1486 Z 5 ABGB 3 Jahre
Verfolgungsverjährung wegen Unterentlohnung nach § 31 Abs 1 VStG iVm § 29 Abs 4 LSD-BG 3 Jahre
Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers gegenüber der Arbeitnehmerin*dem Arbeitnehmer aus der Dienstnehmerhaftpflicht bei leichter Fahrlässigkeit nach § 6 DHG 6 Monate
Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers gegenüber der Arbeitnehmerin*dem Arbeitnehmer aus der Dienstnehmerhaftpflicht bei grober Fahrlässigkeit oder bei Vorsatz sowie sonstige Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers nach § 1489 ABGB 3 Jahre
Aufzeichnung über Überlassung von Arbeitskräften nach § 13 Abs 3 AÜG 5 Jahre
Verzeichnis der Jugendlichen nach § 26 Abs 2 KJBG 2 Jahre
Ersatzansprüche des Arbeitgebers bzw. der Arbeitnehmerin*des Arbeitnehmers aus einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach § 34 AngG bzw. § 1162d ABGB 6 Monate
Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Berichte über Arbeitsunfälle gemäß § 16 ASchG 5 Jahre

Verjährungsfristen von Ansprüchen gemäß GlbG

Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Schlechterstellung beim Entgelt, freiwilligen Sozialleistungen, Schulungs- und Weiterbildungsmaß­nahmen oder sonstigen Arbeitsbedingungen nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 5 BEinstG3 Jahre
Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Ablehnung einer Beförderung bzw Bewerbung nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 1 BEinstG

6 Monate ab Ablehnung der Beförderung bzw. der Bewerbung
Ansprüchen auf Ersatz wegen geschlechtsbezogener Belästigung gemäß § 15 Abs 1 GlbG1 Jahr
Frist zur Geltendmachung von Ansprüchen wegen sexueller Belästigung gemäß § 15 Abs 3 GlbG3 Jahre
Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Belästigung nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 4 BEinstG1 Jahr
Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach §§ 15 Abs 1a und 29 Abs 1a GlBG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 3 BEinstG6 Monate

Kündigungsschutz nach MSchG

Kündigungsschutz bei Schwangerschaft gemäß § 10 MSchG4 Monate nach Entbindung
Kündigungsschutz bei Elternkarenz und Elternteilzeit gemäß §§ 15 Abs 4 und 15n Abs1 MSchG bis 4 Wochen nach Beendigung der Karenz bzw Teilzeit.

Verjährung von Ansprüchen aus dem Urlaubsgesetz (UrlG)

Verjährung des Anspruchs auf Verbrauch des Urlaubs gemäß § 4 Abs 5 UrlG2 Jahre ab Ende des Urlaubsjahres, in dem der Urlaub entstanden ist.
Verjährung von Ansprüche auf Urlaubsersatzleistung gemäß § 1486 Z 5 ABGB3 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses

Aufbewahrungsfristen im Rechnungswesen, Steuer- und Zollrecht:

Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege gemäß § 132 Abs 1 BAO 7 Jahre (darüberhinausgehend solange diese für die Abgabenbehörde in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind)
Soweit Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind7 Jahre
Umsatzsteuerrechtliche Aufbewahrungspflicht für Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffend22 Jahre
Unterlagen wie Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt den Lageberichten, Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belege für Buchungen gemäß §§ 190, 212 UGB 7 Jahre
Aufzeichnungen, Bücher und Belege über die Durchführung des Zollverfahrens gemäß § 23 Abs. 2 Zollrechts-Durchführungsgesetz5 Jahre
Daten betreffend Lohnsteuer- und Abgabenpflicht nach § 132 Abs 1 BAO7 Jahre

Verjährungsfristen aus dem Bereich des Vertragswesens

Gewährleistung gemäß § 933 ABGB

2 Jahre bei beweglichen Sachen

3 Jahre bei unbeweglichen Sachen
Kaufpreisforderung bei beweglichen Sachen gemäß § 1062 iVm § 1486 ABGB3 Jahre
Kaufpreisforderung bei unbeweglichen Sachen (e contrario § 1486 ABGB)30 Jahre
Forderung von Miet- und Pachtzinsen gemäß § 1486 ABGB3 Jahre
Ansprüche aus einem Werkvertrag gemäß § 1486 ABGB (wenn die Leistung im Rahmen eines gewerblichen oder sonstigen geschäftlichen Betriebes erbracht wurde)3 Jahre
Allgemeiner Schadenersatz gemäß § 1489 ABGB (Entschädigungsklagen)

3 Jahre (wenn Schaden und Schädiger bekannt) ansonsten

30 Jahre (betrifft insbesondere auch Arbeitsunfälle
Haftungsansprüche gemäß § 13 PHG10 Jahre