Ablauf des Aufenthalts

Bewerbung, Nominierung & Kontaktaufnahme mit der Partneruni

Bewerbungszeitraum
Die Bewerbung erfolgt über Mobility Online im Dezember/Jänner für das darauf folgende Studienjahr (ggf. folgt im April/Mai eine Restplatzbewerbung für das darauffolgende Sommersemester)

Nominierung
Ca. 2-3 Monate nach der Bewerbungsdeadline gibt es eine Rückmeldung über das Auswahlergebnis (in Mobility Online). Wenn Sie von Seiten der BOKU ausgewählt wurden, werden Sie von BOKU-International Relations an der Partneruni "nominiert" (angekündigt).

Erster Kontakt mit der Partneruni
Idealerweise kontaktiert Sie die Partneruni dann und gibt Ihnen weitere Infos zur Bewerbung. Neben der Bewerbung an der BOKU müssen Sie sich noch direkt an der Partneruni als Austauschstudent*in bewerben. Die Partneruni unterstützt Sie auch bei Fragen zur Wohnungssuche und steht mit Rat und Tat zur Verfügung um Leben und Studieren im Gastland bestmöglich vorzubereiten.

Im Normalfall werden nominierte Studierende von der Partneruni akzeptiert, nur sehr selten abgelehnt. Die Partneruni erstellt dann auch den Letter of Acceptance (offzielles Dokument, dass Sie an der Uni für ein Auslandssemester angenommen sind).

Versicherung

Eine Mobilität unter Erasmus+ beinhaltet keinen automatischen Versicherungsschutz. Dennoch ist dieser verpflichtend vorgesehen. Bitte sorgen Sie daher für ausreichenden internationalen Versicherungsschutz für die gesamte Dauer Ihres Auslandsaufenthaltes (Unfall-, Haftpflicht- und Krankenversicherung; darüber hinaus wird für die Dauer des Auslandsaufenthalts der Abschluss einer Zusatzversicherung empfohlen). Genauere Informationen finden Sie unter ÖH-Versicherung bzw. bei Ihrer Sozialversicherung (Stichwort: European Health Insurance Card), siehe unten.

Unfall- und Haftpflichtversicherung

Unfall- und Haftpflichtversicherung besteht grundsätzlich durch die Bezahlung des ÖH-Beitrags. Dieser Versicherungsschutz besteht auch bei der Absolvierung von Auslandssemestern in Europa für Unfälle oder Schäden, die im Rahmen Ihres Studiums (am Gastunicampus bzw. am Weg dorthin, gilt jedoch nicht in der Freizeit) entstehen.

Infos zu Polizzennummern, Versicherungssummen sowie Schadensmeldungen sind auf der folgenden Webseite der ÖH BOKU zu finden.

Eine Versicherungsbestätigung kann bei der ÖH beantragt werden. Schicken Sie dafür eine Email (Betreff: Bestätigung) mit Inskriptionsbestätigung an studierendenversicherung(at)oeh.ac.at und folgende Daten: Vor- und Nachname, aktuelle Wohnanschrift, Matrikelnummer und Name der Bildungseinrichtung, an der du studierst.

Europäische Krankenversicherungskarte (EKVK)

Mit der Europäischen Krankenversicherungskarte/European Health Insurance Card (diese befindet sich auf der Rückseite der e-card) sind Sie in allen EU/EWR-Ländern sowie Island, Liechtenstein, Nordmazedonien, Schweiz und Serbien krankenversichert. Für Serbien ist zu beachten, dass Sie die EKVK dem für Ihren Aufenthaltsort in Betracht kommenden Sozialversicherungsträger vorlegen und in eine gültige Anspruchsbescheinigung umtauschen müssen. Überprüfen Sie die Gültigkeit Ihrer Karte vor Ihrem Auslandsaufenthalt und beachten Sie, dass alle Felder auf der Rückseite der e-card vollständig ausgefüllt sind. Wenn Sie keine gültige Krankenversicherungskarte besitzen, beantragen Sie rechtzeitig vor Reiseantritt bei Ihrem Krankenversicherungsträger die Ausstellung einer „Bescheinigung als provisorischer Ersatz für die EKVK“.

In der Türkei gilt die Europäische Krankenversicherungskarte nicht. Bitte informieren Sie sich daher beim Kundenservice der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK), ob die Möglichkeit für eine Krankenversicherung aufgrund von bilateralen Abkommen besteht.

Bitte informieren Sie sich zusätzlich zu den angeführten Infos selbständig über einen geeigneten und ausreichenden internationalen Versicherungsschutz vor Ihrem Auslandsaufenthalt und kontaktieren Sie im Vorfeld Ihre Gastinstitution, ob spezielle Versicherung für den Aufenthalt dort empfohlen werden.

Weitere Informationen zum Thema Versicherung erhalten Sie auch bei der ÖH BOKU, bei Ihrer Sozialversicherung bzw. bei Ihrer Gastinstitution.

Hinweis: Wir empfehlen eine private Zusatzversicherung.

Beantragung des Erasmus+ Stipendiums & Grant Agreement To-Dos

Der Stipendienvertrag über Ihre Erasmus+ Förderung wird zwischen den Studierenden und BOKU-IR abgeschlossen. Dieser steht kurz vor der Abreise (ca. 2 Wochen davor) zur Verfügung. Hierbei können neben den regulären Erasmus+ Fördersätzen auch noch Top-ups beantragt werden. Top-ups für benachteiligte Gruppen (Studierende mit Kind(ern), Studierende mit geringeren Chancen, Studierende mit Behinderung) bedürfen gewisser Nachweisen (siehe Datenbankabfrage) und betragen (aliquot) 250€ pro Monat. Dies muss bitte in der Datenbank angegeben und die automatische Übernahme ins Grant Agreement kontrolliert werden. Der Green-Travel-Zuschuss für emissionsärmeres Reisen (Bus, Bahn, Fahrgemeinschaft, Fahrrad,...) an die Gastuniversität bzw. wieder nach Hause muss ebenfalls schon zu Beginn beantragt werden. Falls dann zum Schluss z.B. doch das Flugzeug genommen wurde, wird dieser Zuschuss von 50€ von der zweiten Rate abgezogen. Wenn die im nächsten Punkt spezifizierten Dokumente zur Abreise (Learning Agreement & Äquivalenzliste) nicht rechtzeitig vorhanden sind, verzögert sich die Auszahlung an die Studierenden dementsprechend.

Weitere Dokumente, Kurssuche & To-Dos

An der BOKU müssen Sie ein Learning Agreement und eine Äquivalenzliste für die Anmeldung und Anrechnung der Kurse erstellen (erfolgt über Mobility Online; bitte NICHT mit Internet Explorer öffnen, sondern einen anderen Browser verwenden). In diesen zwei Dokumenten werden die Kurse an der Partneruni festgehalten und wie diese an der BOKU angerechnet werden können. Detaillierte Infos hierzu finden Sie hier. Die Kursanrechnung erfolgt anhand inhaltlicher Äquivalenz, einige Vorschläge zu anrechenbaren Kursen finden Sie eventuell auch in Erfahrungsberichten früherer Austauschstudierender.

Insidertipp: Das Erasmus+ Projekt ESCAPAdE (Erasmus Curricula in Applied Plant Sciences) stellt für Masterstudierende im Bereich angewandte Pflanzenwissenschaften die relevanten Lehrveranstaltungen für Austauschstudierende an den acht beteiligten Universitäten in einer Kursdatenbank zur Verfügung.

OLS - Online Language Support
Vor Antritt haben Studierende die Möglichkeit in der Hauptunterrichtssprache im Ausland (sofern nicht Muttersprachler*in) ein Online Sprach-Assessment zu absolvieren. Den Link dazu erhalten Sie per E-mail. In weiterer Folge besteht auch die Möglichkeit einen gratis Online-Sprachkurs zu besuchen. Kurz vor Ende des Auslandsaufenthalts können Studierende optional ein weiteres Sprach-Assessment machen.

An der Partneruni

Einmal angekommen können ggf. noch Änderungen von Lehrveranstaltungen (Änderung des Learning Agreements) vorgenommen werden.

Sollten Sie Ihren Auslandsaufenthalt frühzeitig abbrechen müssen, kann es u.U. sein, dass Sie Ihre gesamte Erasmus+ Förderung verlieren/zurückzahlen müssen. Bitte setzten Sie sich unbedingt VOR einem frühzeitigen Abbruch mit BOKU-IR in Kontakt und informieren sich über Ihre Optionen.

Bevor Sie wieder an die BOKU zurückkommen, brauchen Sie noch die Aufenthaltsbestätigung (Vorlage in Mobility Online) und müssen an einer Online Umfrage der EU (wird Ihnen per Email zugeschickt) ausfüllen.

Rückkehr an die BOKU

Sobald Sie wieder an der BOKU sind, geben Sie bitte eine Kopie Ihrer Aufenthaltsbestätigung innerhalb der Inskriptionsfrist in den Studienservices ab bzw. schicken diese per Mail an studienservices(at)boku.ac.at. Das Original scannen Sie und laden Sie in der Mobility Online Datenbank hoch. An der BOKU werden dann auch mit dem Zeugnis und der finalen Äquivalenzliste (sowie Äquivalenzliste vor Antritt) die Kurse in den Studienservices angerechnet.

Um die restlichen ca. 30% des Erasmus+ Zuschusses/2. Rate zu erhalten (taggenaue Abrechnung) laden Sie bitte alle benötigten Abschlussdokumente (Aufenthaltsbestätigung, EU-Survey, Transcripts of Records, Äquivalenzliste nach Rückkehr, Erfahrungsbericht und ggfs. Green-Travel-Nachweis) hoch. Für die Green-Travel-Förderung müssen Sie Green Travel bereits im Grant Agreement beantragt haben.

Weitere Infos finden Sie unter den FAQs!

Beschwerdemanagement

Einsprüche gegen Abläufe bezügl. Stipendienvergabe: Für Einsprüche ist eine Mail mit ausführlicher Begründung an erasmus(at)boku.ac.at zu senden. Die Erasmus+ Outgoing Koordinator*innen behandeln diesen Einspruch ehestmöglich und replizieren mit einer individuellen Bewertung und – wenn zutreffend – alternativen Lösungsvorschlägen. Bitte beachten Sie, dass BOKU-International Relations nur Beschwerden, die Abläufe in unserem eigenen Aufgabenbereich betreffen, behandeln kann.

_{*Dieses Projekt wurde mit Unterstützung der Europäischen Kommission finanziert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung trägt allein der Verfasser; die Kommission haftet nicht für die weitere Verwendung der darin enthaltenen Angaben.}