Ablauf des Aufenthalts

Die wichtigsten Schritte, die im Laufe des Aufenthaltes zu durchlaufen sind (von der Bewerbung bis zur Rückkehr) sind detailliert in Mobility Online aufgelistet. Jede/r Bewerber/in hat einen eigenen Workflow in Mobility Online, der durchlaufen wird. Zusätzlich können vereinzelt weitere Schritte nötig sein, z.B. die Absolvierung von OLS-Sprach-Assessments und dgl.

Zur Übersicht hier die wichtigsten Punkte:

Bewerbungszeitraum

Bewerbung über Mobility Online im Jänner für das darauf folgende Studienjahr (WS, SS oder WS+SS) bzw. im Mai werden die Restplätze nochmals für das SS freigeschaltet.

Nominierung

Ca. 2-3 Monate nach der Bewerbungsdeadline gibt es eine Rückmeldung über das Auswahlergebnis (in Mobility Online). Wenn Sie von Seiten der BOKU ausgewählt wurden, werden Sie vom ZIB an der Partneruni "nominiert" (angekündigt).

Erster Kontakt mit der Partneruni

Idealerweise kontaktiert Sie die Partneruni dann und gibt Ihnen weitere Infos zur Bewerbung. Neben der Bewerbung an der BOKU müssen Sie sich noch direkt an der Partneruni als AustauschstudentIn bewerben.
Die Partneruni unterstützt Sie auch bei der Wohnungssuche und beantwortet auch sonst Ihre Fragen zum Leben und Studieren im Gastland.

Im Normalfall werden nominierte Studierende von der Partneruni akzeptiert, nur sehr selten abgelehnt. Die Partneruni erstellt dann auch den Letter of Acceptance (offzielles Dokument, dass Sie an der Uni für ein Auslandssemester angenommen sind).

Weitere notwendige Dokumente & To-Dos

An der BOKU müssen Sie parallel dazu die Äquivalenzliste und das Learning Agreement erstellen (über Mobility Online; bitte NICHT mit Internet Explorer öffnen, sondern anderen Browser verwenden). In diesen zwei Dokumenten werden die Kurse an der Partneruni festgehalten und wie diese an der BOKU angerechnet werden können.

Ad Äquivalenzliste: Das vollständig ausgefüllte Antragsformular (inkl. Unterschrift FachkoordinatorIn), ist - während der Öffnungszeiten - in den Studienservices abzugeben. Die Studiendekanin unterschreibt ausschießlich dort. Dort ist auch der erforderliche Stempel.

Zweite Datenbank "Students Online"
2-3 Monate vor Antritt des Auslandsaufenthaltes werden Ihre Daten von Mobility Online in Students Online (2. Datenbank des OeAD) überspielt. Damit wird Ihr Erasmus+ Zuschuss beantragt. In weiterer Folge müssen Sie Ihre Daten noch vervollständigen und erhalten dann auch einen Vertrag. Erst nach Unterzeichnung der Zuschuss-Vereinbarung erfolgt eine Auszahlung des Erasmus-Zuschusses.
Üblicherweise werden 80% vom Erasmus+ Zuschuss sofort nach Erhalt der unterzeichneten Vereinbarung überwiesen und 20% nach Rückkehr. Bei StudienbeihilfenbezieherInnen erfolgt die Auszahlung monatlich. Während des Aufenthalts besteht die Möglichkeit zur Beantragung eines Top-up Stipendiums, falls die Auslandsstudienbeihilfe niedriger als der Erasmus+ Zuschuss ist. Bitte schicken Sie hierzu die Kopie Ihres Bescheids über die Beihilfe für ein Auslandsstudium sofort nach Erhalt des Bescheids an das Erasmus-Referat Wien des OeAD.

Versicherung
Bitte sorgen Sie für ausreichenden internationalen Versicherungsschutz für die gesamte Dauer Ihres Auslandsaufenthaltes (Unfall-, Haftpflicht- und Krankenversicherung). Genauere Informationen finden Sie unter ÖH-Versicherung bzw. bei Ihrer Sozialversicherung (Stichwort: European Health Insurance Card).

OLS - Online Linguistic Support
Vor Antritt müssen Studierende, deren Hauptunterrichtssprache im Ausland Deutsch (sofern nicht MuttersprachlerIn), Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch, Dänisch, Griechisch, Polnisch, Portugiesisch, Schwedisch oder Tschechisch ist, ein verplichtendes Online Sprach-Assessment absolvieren. Den Link dazu erhalten Sie per Email. In weiterer Folge besteht auch die Möglichkeit, bei einem nicht so guten Ergebnis einen gratis Online-Sprachkurs zu besuchen. Kurz vor Ende des Auslandsaufenthalts müssen Studierende ein weiteres Sprach-Assessment machen. Beide Assessments sind verpflichtend, der Online-Sprachkurs (sofern zutreffend) ist freiwillig.

An der Partneruni

einmal angekommen können ggf. noch Änderungen von Lehrveranstaltungen (Änderung des Learning Agreements) vorgenommen werden. Ebenso haben Sie die Möglichkeit - nach Zustimmung der Partneruni und der BOKU - Ihren Aufenthalt bis max. 30. September zu verlängern. Der Antrag auf Verlängerung muss spätestens 4 Wochen vor Ende des ursprünglichen Aufenthalts über Mobility Online (bitte NICHT mit Internet Explorer öffnen, sondern anderen Browser verwenden) gestellt werden.

Sollten Sie aufgrund von ernsten Problemen (z.B. aus gesundheitlichen Gründen) Ihren Auslandsaufenthalt frühzeitig abbrechen müssen, kann es u.U. sein, dass Sie Ihre gesamte Erasmus-Förderung verlieren/zurückzahlen müssen. Bitte setzten Sie sich unbedingt VOR einem frühzeitigen Abbruch mit dem OeAD in Kontakt und informieren sich über Ihre Optionen.

Bevor Sie wieder an die BOKU zurückkommen, brauchen Sie noch die Aufenthaltsbestätigung (Vorlage in Mobility Online) und müssen - zusätzlich zum zweiten Sprach-Assessment - einen Online Bericht für die EU ausfüllen, um die restlichen 20% des Erasmus Zuschusses zu erhalten.

Rückkehr an die BOKU

Sobald Sie wieder an der BOKU sind, geben Sie bitte eine Kopie Ihrer Aufenthaltsbestätigung innerhalb der Inskriptionsfrist in den Studienservices ab (Das Original müssen Sie an den OeAD schicken), um wieder die richtige Vorschreibung zu bekommen. An der BOKU werden dann auch mit dem Zeugnis und der finalen Äquivalenzliste (sowie Äquivalenzliste vor Antritt) die Kurse in den Studienservices angerechnet.

_{*Dieses Projekt wurde mit Unterstützung der Europäischen Kommission finanziert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung trägt allein der Verfasser; die Kommission haftet nicht für die weitere Verwendung der darin enthaltenen Angaben.}