FAQs für Erasmus+ Outgoing Studierende

1. Bewerbung an der BOKU über unsere Online Datenbank Mobility Online.

Bitte beachten Sie die Bewerbungszeiträume! Siehe: "Wie bewerbe ich mich"
 

Wurde Ihre Bewerbung an der BOKU erfolgreich angenommen, werden Sie von uns an der Partneruni für einen Auslandsaufenthalt nominiert.

2. Bewerbung an der Partneruni: Nach der erfolgreichen Nominierung durch die BOKU an der Gastuniversität, müssen Sie sich auch noch an der Gastuniversität bewerben. ACHTUNG: Die beiden Bewerbungsabläufe sind getrennt ablaufende Prozesse. Die Bewerbungsabläufe an der Partneruni sind je nach Uni unterschiedlich (unterschiedliche Fristen, erforderliche Dokumente, etc.).
Bewerbungsdeadlines für das WS: ca. Frühling
Bewerbungsdeadlines für das SoSe: ca. Anfang Herbst

Tendenziell sind die Fristen in Skandinavien sehr früh und im Süden eher später.
Es liegt in Ihrer Verantwortung alle erforderlichen Dokumente fristgerecht einzureichen.

Sind auf dem Bewerbungsformular der Gastuniversität bereits Ihre Fächer aufgelistet, müssen Sie bereits die inhaltliche Bestätigung der Fächer von Ihrem*r Fachkoordinator*in mittels Learning Agreement eingeholt und in MO hochgeladen haben, damit die Bewerbung von der BOKU-IR Erasmus+ Outgoing Koordinatorin unterschrieben werden kann.

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Seit dem Studienjahr 2021/22 wird die Stipendienauszahlung über das BOKU-IR Büro mittels Mobility Online abgewickelt.

Bitte betreuen Sie während Ihres gesamten Aufenthaltes die Mobility Online Datenbank der BOKU und ggf. die Datenbank Ihrer Gastuniversität!

Bitte geben Sie die exakten Semesterdaten Ihrer Gastuni an (lt. Academic Calendar). Sollte der Zeitraum etwas kürzer sein (Mindestaufenthalt muss zwei Monate betragen!), wird die zweite Teilzahlung taggenau abgerechnet, je nachdem wie lange Sie dann tatsächlich an der Gastuniversität waren. Der genaue Zeitraum Ihres Aufenthalts wird am Ende mittels Aufenthaltsbestätigung, die von der Gastuniversität unterschrieben werden muss, bestätigt. Die tatsächlichen Aufenthaltsdaten können allerdings nicht über den Zeitraum hinausgehen, der eingangs mittels Grant Agreement vereinbart wurde. Möchten Sie Ihren Aufenthalt verlängern, müssen Sie einen Verlängerungsantrag stellen; siehe „Wie kann ich meinen Erasmus+ Aufenthalt verlängern?“

Tragen Sie Ihre tatsächlichen Aufenthaltsdaten in Mobility Online ein und lassen Sie die Aufenthaltsbestätigung mit den endgültigen Daten von Ihrer Gastuniversität unterschreiben. Sie bekommen dann bei der zweiten Teilzahlung um die Tage, die Sie kürzer geblieben sind, weniger ausgezahlt als eingangs berechnet.

Verlängerungen sind aktuell nur auf Anfrage und als Zero-Grant Mobilität möglich.

Für eine Verlängerung Ihres Erasmus+ Aufenthalts müssen Sie bis spätestens vier Wochen vor Ihrem ursprünglich geplanten Ende einen vollständig unterschriebenen Verlängerungsantrag in Mobility Online hochladen. Verlängerungen müssen direkt an den Erstaufenthalt anschließen, eine Mindestdauer von 15 Tagen betragen und dürfen die maximale Gesamt-Förderdauer von 12 Monaten pro Studienniveau (Bachelor oder Master) nicht überschreiten. Es muss ein neues Learning Agreement ausgestellt werden und es gilt weiterhin min. 3 ECTS pro Monat zu absolvieren. 

Bitte beachten Sie, dass kein Rechtsanspruch auf eine Verlängerung besteht. Die Vergabe je Studienjahr ist an die Budgetverfügbarkeit gebunden.

Die Erasmus+ Förderung steht Ihnen zu, wenn Sie min. 3 ECTS pro Monat an der Gastuniversität absolvieren. Die Förderung wird aufgrund Ihrer tatsächlichen Aufenthaltsdauer taggenau berechnet.

70% der Erasmus+ Förderung werden zu Beginn des Aufenhalts ausbezahlt und 30% nach erfolgreichem Abschluss. Weiters gibt es aufgrund von Budgetkürzungen einen Maximalförderdauer von einem Semester. Längere Aufenthalte sind als tlw. Zero-Grant-Mobilität (= Erasmus-Status & Studiengebührenbefreiung bleiben aufrecht) und mit anderen Förderungen möglich. Verlängerungen sind nicht möglich.

Infos zu den monatlichen Zuschusshöhen finden Sie hier.

Bitte beachten Sie weiters, dass kein Rechtsanspruch auf das Stipendium besteht. Die Vergabe je Studienjahr ist an die Budgetverfügbarkeit gebunden.

In der neuen Erasmus+ Programmperiode gibt es zusätzlich zum Mobilitätszuschuss Top-ups für:

Top-ups für Studierende mit geringeren Chancen (fewer opportunities; nur einmaliges monatliches Top-up möglich, auch wenn mehrere Kategorien zutreffen):

• Auslandsaufenthalte mit Kind(ern): monatlicher Zuschuss von € 250,-
• Auslandsaufenthalte für Menschen mit Behinderung/chronischen Erkrankungen: monatlicher Zuschuss von € 250,- und Echtkostenzuschuss möglich, siehe hier.

Top-up für Green Travel in der Höhe € 50,- (einmalig)

Der Stipendienvertrag über Ihre Erasmus+ Förderung wird zwischen den Studierenden und BOKU-IR abgeschlossen. Dieser steht kurz vor der Abreise (ca. 2 Wochen) zur Verfügung.

Hierbei können neben den regulären Erasmus+ Fördersätze auch noch Top-ups beantragt werden.

• Top-ups für benachteiligte Gruppen (Studierende mit Kind(ern), Studierende mit chronischen Krankheiten, Studierende mit Behinderung) bedürfen gewissen Nachweisen (siehe Abfrage in Mobility Online) und betragen (aliquot) 250€ pro Monat. Dies muss in der Datenbank angegeben und die automatische Übernahme ins Grant Agreement kontrolliert werden.
   
• Der Green-Travel-Zuschuss für emissionsärmeres Reisen an die Gastuniversität bzw. wieder nach Hause muss ebenfalls schon zu Beginn in Mobility Online beantragt werden. Die gesamte Strecke muss mit emissionsarmen Verkehrsmitteln zurückgelegt werden. Nach dem Aufenthalt ist ein Green-Travel-Nachweis (Tickets, Belege, etc.) in Mobility Online hochzuladen. Falls dann zum Schluss doch das Flugzeug genommen wurde, wird dieser Zuschuss von 50€ von der zweiten Rate abgezogen. Als emissionsarme Verkehrsmittel zählen: Bahn, Bus, Fahrgemeinschaften (ab zwei Personen), Boot/Schiff/Fähre und Fahrrad.

Wenn die im nächsten Punkt spezifizierten Dokumente zur Abreise (Learning Agreement & Äquivalenzliste) nicht rechtzeitig vorhanden sind, verzögert sich die Auszahlung an die Studierenden dementsprechend.

Zero-Grant bedeutet,​ dass Sie einen Erasmusaustauschplatz erhalten,​ keine Studiengebühren bezahlen müssen und im Sinne der Erasmus+ Richtlinien ins Ausland gehen,​ aber keine Erasmus+ Förderung erhalten (andere Förderung möglich).

Nein, während des Austauschs sind Sie studiengebührenbefreit. Weder an der BOKU noch an der Gastuniversität sind Studiengebühren zu bezahlen. ABER: Sie müssen an der BOKU den ÖH-Beitrag weiterhin einzahlen.

Detaillierte Infos zur Versicherung finden Sie hier.

Sie können während Ihres Erasmus+ Semesters Pflichtfächer, Wahlpflichtfächer oder freie Wahlfächer belegen. Es wird empfohlen, studienrelevante Kurse zu besuchen. Freie Wahlfächer dienen der Vermittlung von Kenntnissen und Fähigkeiten im eigenen Studienfach (sowie in Bereichen von allgemeinem Interesse).

Lt. Erasmus+ Programmrichtlinien müssen anrechenbare Leistungen erbracht werden, auch wenn man nur freie Wahlfächer belegt. Daher müssen auch freie Wahlfächer von den Fachkoordinator*innen und dem Studiendekan bestätigt und angerechnet werden (min. 3 ECTS pro Monat, um Anspruch auf die E+ Förderung zu haben).

Infos zur Anrechnung der Fächer finden Sie unter "Wie funktioniert die Anrechnung meiner Kurse an der BOKU?"

Spätestens vor Ihrer Abreise müssen das Learning Agreement und die Äquivalenzliste (vor dem Auslandsaufenthalt) vollständig mit allen Unterschriften in Mobility Online vorhanden sein.

Für die Erstellung des digitalen Learning Agreements müssen Sie die Kurse, die Sie an der Gastuniversität absolvieren möchten, in Mobility Online eingeben und Ihr Learning Agreement über die Datenbank generieren. Sie können die Kurse nach Eingabe wieder ändern.

Auch die Äquivalenzliste wird über Mobility Online erstellt, nachdem Sie Ihre Kurse erfasst haben.

Vor der Abreise können Sie Kurse jederzeit ändern und ein neues digitales Learning Agreement über das System erstellen. Auch vier Wochen nach Ankunft an der Gastuniversität können Sie das Learning Agreement nochmals ändern. Hierzu muss das geänderte Learning Agreement über einen Arbeitsschritt in Mobility Online neu erstellen. Das neue Learning Agreement muss dann wieder von allen Seiten unterschrieben und in Mobility Online hochgeladen werden.

Für das geänderte Learning Agreement benötigen Sie Ihre digitale Unterschrift, die der Erasmus+ Outgoing Koordinatorin an der BOKU und die digitale  Unterschrift der Gastuniversität.

Bitte holen Sie für die Änderungen auch das OK Ihrer Fachkoordinatorin/Ihres Fachkoordinators und ggf. der Pflicht- bzw. Wahlpflicht-LV-Leitung ein (reicht per Mail).

Für Ihr Learning Agreement (vor dem Auslandsaufenthalt) benötigen Sie folgende Unterschriften:

• Ihre Unterschrift
• Die Unterschrift Ihres*ihrer Fachkoordinators*in an der BOKU
• Die Unterschrift Ihrer Gastuniversität – hier reicht eine Unterschrift, das ist normalerweise die Ihres*r Erasmus+ Koordinators*in im International Office der Gastuniversität

Für das geänderte Learning Agreement benötigen Sie neben Ihrer Unterschrift, die der Erasmus+ Outgoing Koordinatorin an der BOKU und die Unterschrift der Gastuniversität. Bitte holen Sie für die Änderungen auch das OK Ihres*Ihrer Fachkoordinators*in und ggf. das OK des*der LV-Leiters*in für Pflicht- bzw. Wahlpflichtfächer per Mail ein.

Falls Sie neue Kurse hinzunehmen, die Sie als Pflicht- oder Wahlpflichtfächer an der BOKU anrechnen lassen wollen, müssen Sie diese Anrechnung per Email mit dem*der zuständigen Leiter*in der jeweiligen Pflicht- bzw. Wahlpflicht-LV abklären. Heben Sie das E-Mail auf, um es bei der Anrechnung Ihrer Kurse als Bestätigung beilegen zu können (siehe auch Frage „Wie funktioniert die Anrechnung meiner Kurse?“ weiter unten).

Für die Äquivalenzliste (vor dem Auslandsaufenthalt) benötigen Sie folgende Unterschriften:

• Ihre Unterschrift
• Die Unterschrift Ihres*Ihrer Fachkoordinators*in an der BOKU
• Ggf. die Unterschriften von Pflicht-LV-Leiter*innen (gilt auch für Wahlpflichtfächer) an der BOKU
• Die Unterschrift des Studiendekans der BOKU

Alle Unterschriften – außer der des Studiendekans – online akzeptiert. Für die Originalunterschrift des Studiendekans schicken Sie die bereits mit allen anderen Unterschriften versehene Äquivalenzliste bitte per Mail an die Studienservices (anerkennungen@boku.ac.at), die sie dann von Studiendekan, Prof. Peyerl unterschreiben lassen. Wenn die Äquivalenzliste unterschrieben und abholbereit ist, werden Sie von den Studienservices per Mail informiert.

ACHTUNG: Das Kopieren von Unterschriften anderer Personen ist eine Urkundenfälschung! Es liegt in Ihrer Verantwortung alle Unterschriften vollständig und fristgerecht einzuholen! Andernfalls kann es Auswirkungen auf Ihre Erasmus+ Förderung und die Anrechnung Ihrer Fächer an der BOKU haben (Unvollständige Listen können nicht bearbeitet werden!) Wird die Unterschrift des Studiendekans auf der Äquivalenzliste vor Aufenthalt nicht eingeholt, kann sie auf der Äquivalenzliste nach Aufenthalt nicht mehr ausgestellt werden!!

Bitte berücksichtigen Sie die Bearbeitungsfristen!

Das Learning Agreement (LA), das für die EU relevante Dokument, ist der Studienvertrag zwischen den beiden Partnerunis und der/dem Studierenden, welcher seitens der EU verpflichtend ist. Hier geben die Erasmus+ Richtlinien vor, dass Fächer bis max. ein Monat nach Beginn des Aufenthaltes geändert werden können. Ein geändertes LA kann über Mobility Online erstellt werden und es sind folgende Unterschriften notwendig: Ihre Unterschrift, die der Gastuni und die von Ihrer/Ihrem BOKU-IR Erasmus+ Koordinators/in.
NEU: Ab dem WS 2022/23 gibt es das digitale Learning Agreement, das vollständig online via Mobility Online erfasst und unterschrieben wird.

Die Äquivalenzliste ist ein Vorausbescheid und dient der Anrechnung der Fächer an der BOKU. Es gibt die Äquivalenzliste vor Aufenthalt, welche alle geplanten Fächer beinhaltet und die Äquivalenzliste nach Aufenthalt, in welcher Sie alle tatsächlich absolvierten Fächer anführen. Bei Änderungen von Kursen, gibt es kein extra Dokument während des Aufenthaltes.
Wenn Sie eine Pflicht- oder Wahlpflichtveranstaltung hinzufügen, holen Sie aber bitte vorab per Mail das OK des/der jeweiligen LV-Leiters/Leiterin ein und lassen sich das Fach dann auf der Äquivalenzliste nach Aufenthalt nach Ihrer Rückkehr per Unterschrift bestätigen.
Die Äquivalenzlisten werden in MO erstellt und online bzw. im Original (Studiendekan) unterschrieben.

Für beide Dokumente müssen Sie zuerst Ihre Kurse in MO erfassen.

Für Detailinfos zu den Unterschriften siehe auch Frage „Welche Unterschriften benötige ich auf Learning Agreement und Äquivalenzliste?“ weiter oben.

Ziel der Online-Sprachunterstützung („Online Language Support – OLS“) ist es, Studierende, die einen Erasmus+ Aufenthalt planen, beim Erwerb und der Vertiefung ihrer Fremdsprachkenntnisse zu fördern. Nach dem Sprachtest erhalten die Studierenden Zugang zu einem Online-Sprachkurs in der Arbeitssprache und, falls Sie sich dafür entschieden haben, auch in der Landessprache.

Der OLS-Test vor dem Aufenthalt ist empfohlen (Ausnahme: Muttersprache) und bezieht sich auf die Arbeitssprache während des Auslandsaufenthalts. Sie erhalten eine Mail mit dem Link zum Test. Der Online-Sprachkurs sowie ein erneutes Assessment am Ende des Aufenthaltes sind freiwillig.

Sobald Sie wieder an der BOKU sind, geben Sie bitte eine Kopie Ihrer Aufenthaltsbestätigung innerhalb der Inskriptionsfrist in den Studienservices ab bzw. schicken diese per Mail an studienservices(at)boku.ac.at. Das Original scannen Sie und laden Sie in der Mobility Online Datenbank hoch. An der BOKU werden dann auch mit dem Zeugnis und der finalen Äquivalenzliste (sowie Äquivalenzliste vor Antritt) die Kurse in den Studienservices angerechnet; siehe auch nächste Fragen.

Um die restlichen ca. 30% des Erasmus+ Zuschusses/2. Rate zu erhalten (taggenaue Abrechnung) laden Sie bitte alle benötigten Abschlussdokumente (Aufenthaltsbestätigung, EU-Survey, Transcripts of Records, Äquivalenzliste nach Rückkehr, Erfahrungsbericht und ggfs. Green-Travel-Nachweis) hoch. Für die Green-Travel-Förderung müssen Sie Green Travel bereits im Grant Agreement beantragt haben.

• Aufenthaltsbestätigung von der Gastuniversität unterschrieben
  Äquivalenzliste (nach dem Auslandsaufenthalt) unterschrieben von Ihrem*Ihrer Fachkoordinator*in und dem Studiendekan Prof. Peyerl
• Originalzeugnis der Gastuniversität (Originalausdruck oder digitales Zeugnis mit elektronischer Signatur)
• Erfahrungsbericht über Ihren Aufenthalt
• ggf. Green Travel Nachweis

Die Anrechnung der Kurse an der BOKU erfolgt über die Äquivalenzliste nach Abschluss des Auslandsaufenthalts. Sie benötigen dazu die Äquivalenzliste VOR und NACH der Mobilität inkl. der erforderlichen Unterschriften. ACHTUNG: Vergessen Sie vor Antritt Ihres Auslandsaufenthalts die Unterschrift des Studiendekans einzuholen, kann die Anrechnung nicht mehr über das Erasmus+ Programm erfolgen!

Nach Erfassung Ihrer tatsächlich absolvierten Lehrveranstaltungen in Mobility Online, können Sie den zweiten Teil der Äquivalenzliste (Äquivalenzliste nach Auslandsaufenthalt) über das System generieren und drucken.

Sie benötigen erneut die Unterschrift Ihres*Ihrer Fachkoordinators*in und des Studiendekans. Ihr*e Fachkoordinator*in benötigt folgende Dokumente: Das Original-Sammelzeugnis (transcript of records) Ihrer Gastuniversität, die Äquivalenzlisten (beide Teile: Äquivalenzliste VOR Auslandsaufenthalt und finale Äquivalenzliste NACH Auslandsaufenthalt) und Beschreibungen der einzelnen Fächer (z.B. Ausdruck aus dem Vorlesungsverzeichnis der Gastuniversität inkl. Erklärung des Notensystems, falls es nicht am Zeugnis angeführt ist).

Falls Sie sich ein Pflicht- oder Wahlpflichtfach anrechnen lassen möchten und dies vor Ihrem Aufenthalt noch nicht auf der Äquivalenzliste vor Aufenthalt bestätigt wurde, müssen Sie für die Anrechnung die jeweilige LV von Ihrem*Ihrer LV-Leiter*in für das entsprechende Pflicht- bzw. Wahlpflichtfach an der BOKU bestätigen lassen. Schicken Sie die Äquivalenzliste nach Auslandsaufenthalt per Mail an Ihren*Ihre Pficht- bzw. Wahlpflicht-LV Leiter*in an der BOKU und lassen Sie ihn*sie bitte direkt neben der entsprechenden Pflicht- bzw. Wahlpflicht-LV unterschreiben. Dann können Sie die Äquivalenzliste nach Auslandsaufenthalt Ihrem*r Fachkoordinator*in schicken, der*die dann die gesamte Liste unterschreibt. Wurde das Pflicht- bzw. Wahlpflichtfach bereits im Vorfeld auf der Äquivalenzliste genehmigt, können Sie direkt die Unterschrift vom*von der Fachkoordinator*in einholen.

Lt. Erasmus+ Programmrichtlinien müssen anrechenbare Leistungen erbracht werden, auch wenn man nur freie Wahlfächer belegt. Daher müssen auch freie Wahlfächer von den Fachkoordinator*innen und dem Studiendekan bestätigt und angerechnet werden (min. 3 ECTS pro Monat, um Anspruch auf die E+ Förderung zu haben).

Bei Einreichung der Liste nach Aufenthalt sind alle 3 Dokumente vorzulegen (bereits genehmigte Liste vor Aufenthalt, ausgefüllte Liste nach Aufenthalt, Transcript of Records):
Sobald der*die Fachkoordinator*in die finale Äquivalenzliste unterschrieben hat, müssen Sie auch den Studiendekan Prof. Peyerl unterschreiben lassen. Dazu schicken Sie bitte Ihre Äquivalenzliste VOR Antritt, die Äquivalenzliste NACH Antritt und das Original-Zeugnis Ihrer Gastuniversität per Mail an die Studienservices (anerkennungen@boku.ac.at). Zeugnisse ohne elektronische Signatur/Amtssignatur sind bei der Abholung der Äquivalenzliste im Original vorzulegen.

Sobald Ihre Äquivalenzliste unterschrieben und abholbereit ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung von den Studienservices und können das Dokument nach Terminvereinbarung (https://boku.ac.at/studienservices/terminbuchung-studienservices) abholen. Erst mit der Unterschrift des Studiendekans ist es ein rechtsgültiger Bescheid! Bitte berücksichtigen Sie auch die Bearbeitungsfristen!

Nach Abholung der Äquivalenzliste erfolgt die Eintragung der Kurse in BOKUonline durch die Studienservices.

Einen Scan Ihrer Äquivalenzliste nach Aufenthalt laden Sie bitte in Mobility Online hoch. Das Original bleibt bei Ihnen und sollte gut aufbewahrt werden (Bescheid, den Sie zum Abschluss Ihres Studiums nochmals brauchen).

Bitte lassen Sie sich das Originalzeugnis per Post an Ihre Privatadresse schicken. Wenn die Gastuniversität es nur an die BOKU direkt schickt, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die genaue BOKU-IR Adresse angegeben haben:

BOKU - University of Natural Resources and Life Sciences, Vienna
BOKU-International Relations
Nicole Fohringer/ Nicolas Fries
Peter Jordan Straße 82a
1190 Vienna
Austria

Falls Sie ein digitales Zeugnis mit elektronischer Signatur bekommen, lassen Sie es sich per Mail und in cc an erasmus(at)boku.ac.at schicken.

Am Ende Ihres Aufenthaltes müssen Sie an einer Online-Umfrage der EU teilnehmen. Die Teilnahme ist verpflichtend; bei Nicht-Teilnahme kann es zu Zahlungsrückforderungen kommen. Der Link für die Umfrage wird Ihnen kurz nach Ende Ihres Aufenthaltes automatisch per E-Mail zugeschickt*. Nach Erhalt der E-Mail haben Sie 30 Tage Zeit, um die Umfrage auszufüllen. Die Umfrage der EU-Kommission dient zur Evaluierung und Verbesserung der Mobilitätsprogramme.

*Studienjahr 2021/22 + 2022/23: Aktuell funktioniert der automatische Versand aus dem EU Tool leider noch nicht, Sie erhalten den Link sobald wie möglich.

Je nach Studienrichtung sind unterschiedliche Fachkoordinator*innen zuständig, die die Kurse an der Gastuniversität inhaltlich bewerten und für akademische Fragen zur Verfügung stehen.

Liste der Erasmus+ Fachkoordinator*innen.

Der Departmental Coordinator ist Ihr*e Fachkoordinator*in und der Institutional Coordinator ist Ihr*e Erasmus+ Koordinator*in im BOKU-IR Büro.

Bei Stornierung nach Absenden der Bewerbung an der BOKU wird für den damit verbundenen administrativen Aufwand ein Stornobetrag von € 50,- eingehoben. Ausnahme: schwere Krankheit (mit ärztlichem Attest), schwere Krankheit oder Tod von direkten Verwandten. COVID-19 bedingte Stornos werden je nach aktueller Lage individuell bewertet.

Schreiben Sie eine Mail an erasmus(at)boku.ac.at, dass Sie Ihren Auslandsaufenthalt gerne stornieren möchten und informieren Sie auch Ihre Partneruni darüber (in cc auch an erasmus(at)boku.ac.at).